Protection des renseignements personnels Énoncé relatif à la protection des renseignements personnels Nous sommes fiers de souligner notre engagement envers la protection des renseignements personnels. Le but du présent énoncé est de vous informer sur les types de renseignements personnels que Fasken Martineau DuMoulin s.r.l. (ci-après " FMD " ou le " cabinet ") recueille, utilise et communique. Il présente la façon dont nous utilisons et communiquons ces renseignements, les choix qui s'offrent à vous quant à cette utilisation et communication, et la façon dont vous pouvez obtenir accès aux renseignements personnels vous concernant, voire demander de rectifier ces renseignements, le cas échéant. Le droit en matière de protection des renseignements personnels est relativement nouveau; il connaît une évolution rapide, et nos politiques relatives à la protection des renseignements personnels sont l'objet de révisions visant à assurer leur exactitude et leur conformité avec les lois et les pratiques en la matière. Le présent document est à jour à la date indiquée ci-dessus. Questions fréquemment posées sur l'engagement de notre cabinet envers la protection de la vie privée et des renseignements personnels.   1. Quelles sont les organisations ou entreprises visées par le présent énoncé relatif à la protection des renseignements personnels? 2. Qu'est-ce qu'un renseignement personnel? 3. De quelle façon recueillons-nous vos renseignements personnels? 4. De quelle façon utilisons-nous vos renseignements personnels? 5. À qui fournissons-nous vos renseignements personnels? 6. Quand et de quelle façon obtenons-nous votre consentement? 7. De quelle façon assurons-nous la protection de vos renseignements personnels lorsque nous faisons affaire avec des tiers? 8. Quels principes limitatifs adoptons-nous relativement à la collecte des renseignements personnels? 9. Pendant combien de temps utiliserons-nous, communiquerons-nous ou conserverons-nous vos renseignements personnels? 10. Comment pouvez-vous avoir accès aux renseignements personnels vous concernant que nous avons recueillis, utilisés ou communiqués? 11. Comment vous est-il possible de savoir que les renseignements que nous avons à votre sujet sont exacts? 12. Qu'arrive-t-il si les renseignements personnels que nous avons à votre sujet sont inexacts? 13. Dans quels délais allons-nous répondre à vos demandes écrites? 14. Y a-t-il des frais lorsque vous faites une demande d'accès à vos renseignements personnels ou sur notre politique relative à la protection des renseignements personnels ou sur nos pratiques dans ce domaine? 15. Comment pouvons-nous savoir que c'est réellement vous qui demandez l'accès à vos renseignements personnels? 16. Quelles mesures avons-nous prises pour protéger vos renseignements personnels? 17. Comment communiquer avec nous pour avoir accès à vos renseignements personnels ou porter plainte, s'il y a lieu? 1. Quelles sont les organisations ou entreprises visées par le présent énoncé relatif à la protection des renseignements personnels? FMD est une société à responsabilité limitée d'envergure nationale ayant des bureaux à Vancouver, Calgary, Toronto, Montréal et Québec. De plus, elle a des bureaux à Londres (Angleterre), à New York (États-Unis) et à Johannesburg (Afrique du Sud). FMD est un chef de file parmi les cabinets nationaux d'avocats d'affaires et de litige au Canada, fournissant des services à ses clients dans pratiquement tous les domaines du droit. Afin de mieux servir nos clients et employés, les renseignements concernant les ressources humaines et les clients peuvent de temps à autre être transférés à des sous-traitants où ils sont traités dans le cadre et aux fins des services que nous rendons à nos clients, ou pour établir ou gérer un emploi ou y mettre fin et aussi pour répondre aux exigences administratives et de gestion. Voir paragraphes 4 et 5 ci-dessous. 2. Qu'est-ce qu'un renseignement personnel? Le terme renseignement personnel désigne généralement tous les renseignements au sujet d'un individu identifiable. Les renseignements que FMD recueille, utilise et communique peuvent inclure votre nom, votre âge, votre adresse postale, vos numéros de téléphone ou votre adresse électronique à la maison, vos antécédents personnels (y compris les renseignements relatifs à votre situation financière et sur votre crédit, aux dons, aux questions d'ordre familial ou de relations personnelles, à votre santé, à votre historique de facturation ou à vos antécédents pénaux ou criminels), les renseignements personnels concernant votre participation au sein d'une entreprise, vos expériences de travail (passées et actuelles), vos antécédents en matière disciplinaire, votre revenu et autres avantages sociaux, vos dossiers médicaux, vos dossiers fiscaux et les renseignements relatifs aux enquêtes et mesures de sécurité. Les renseignements personnels peuvent toutefois ne pas inclure votre nom, votre poste ou votre adresse ou numéro de téléphone au bureau en votre qualité d'employé d'une organisation ou entreprise. 3. De quelle façon recueillons-nous vos renseignements personnels? Nous recueillerons toujours vos renseignements personnels par des moyens honnêtes et licites, y compris au moyen de lettres d'engagement, de la correspondance générale, de télécopies, de courriels et de demandes de renseignements téléphoniques. Nous recueillons souvent des renseignements personnels auprès de vous, auprès de tiers et à titre de mandataires pour le compte de nos clients, pourvu que nous ayons obtenu le consentement requis pour le faire (par exemple, à la suite d'instructions données par un client) ou si la loi nous permet par ailleurs de le faire. Les tiers comprennent, par exemple, les témoins, les fournisseurs de services, les personnes dont le nom est fourni à titre de référence et toute autre personne à laquelle nous devons recourir dans le cadre et aux fins des services que nous rendons à nos clients, pour établir ou gérer un emploi ou y mettre fin, et aussi pour répondre aux exigences administratives ou de gestion. 4. De quelle façon utilisons-nous vos renseignements personnels? Nous avons identifié (au paragraphe 8 ci-dessous) les fins ou objets généraux pour lesquels nous recueillons et utilisons vos renseignements personnels. Nous déterminons à quelles autres fins nous utiliserons vos renseignements personnels au moment où nous les recueillons auprès de vous et, à moins que la loi ne le permette autrement, nous obtenons le consentement requis avant de les utiliser. En résumé, nous recueillons principalement vos renseignements personnels dans le cadre et aux fins des services que nous rendons à nos clients, pour établir ou gérer un emploi ou y mettre fin, pour répondre aux exigences administratives et de gestion et pour améliorer notre relation avec nos clients et nos employés. Nous ne vendons pas de listes de clients ni d'autres renseignements personnels. Il est possible que nous utilisions vos renseignements personnels à d'autres fins, mais uniquement dans la mesure où la loi le permet. Vos renseignements personnels sont conservés dans un dossier intitulé "dossier client " (pour les clients), "dossier employé " (pour les employés) et "dossier [nom du comité ou du service visé] " (à des fins administratives ou de gestion). Par exemple, ce dernier dossier comprendra les renseignements personnels que le cabinet détient pour les comités ou les services de la comptabilité, de la facturation et de la perception, sur les conflits d'intérêts, du recrutement, de l'informatique, du secrétariat, de l'éditique et du marketing. Nous désirons vous informer que nous utilisons des renseignements sur les personnes ressources afin d'offrir aux clients et à d'autres des publications, des conférences et autres communications susceptibles de les intéresser et que le cabinet met en place ou publie. 5. À qui fournissons-nous vos renseignements personnels? Nous déterminons à qui, et à quelles fins, nous communiquons vos renseignements personnels. Par exemple, il est possible que nous communiquions vos renseignements personnels : a) pour les fins ou objets généraux présentés au paragraphe 8 ci-dessous; b) à l'un de nos bureaux dans le cadre et aux fins des services que nous rendons à nos clients, pour établir ou gérer un emploi ou y mettre fin, et aussi pour répondre aux exigences administratives ou de gestion, y compris le développement et le maintien de l'expérience et de l'expertise du cabinet; c) à d'autres cabinets de professionnels, aux organismes gouvernementaux et à toute autre organisation ou entreprise, lorsque cela est nécessaire pour la prestation de services aux clients, de même que pour nous acquitter de nos obligations relatives à la réglementation et aux assurances; d) aux fournisseurs de services avec qui nous avons conclu une entente contractuelle, qui offrent des niveaux comparables de protection des renseignements personnels, et qui utilisent ces renseignements dans le cadre et aux fins des services que nous rendons à nos clients, ou pour établir ou gérer un emploi ou y mettre fin et aussi pour répondre aux exigences administratives et de gestion (tel que, dans chacun de ces cas, la photocopie, l'impression et la télécopie, le déchiquetage, l'archivage et autres activités de gestion des documents, le service de la paie, la technologie de l'information, y compris les services de l'entretien logiciel, les conseils et la dotation en personnel, les enquêtes, investigations et recherches, les cas nécessitant l'intervention d'experts indépendants, le recouvrement, les huissiers et les significations diverses); e) à toute autre personne à laquelle vous consentez que nous fournissions des renseignements personnels; et f) tel que prévu par ailleurs par la loi. Lorsque nous devons communiquer des renseignements additionnels, nous identifierons (au moment où nous recueillons ces renseignements auprès de vous et obtenons le consentement requis, à moins que cela ne soit autrement permis par la loi) les autres personnes ou organisations ou entreprises auxquelles nous communiquerons ces renseignements ainsi que les fins pour lesquelles nous les communiquerons. 6. Quand et de quelle façon obtenons-nous votre consentement? Sauf lorsque la loi le prévoit autrement, nous obtenons le consentement requis avant la collecte et, dans tous les cas, avant l'utilisation ou la communication de vos renseignements personnels à toute fin ou pour tout objet que ce soit. Vous pouvez nous donner votre consentement par écrit ou verbalement. Nous obtiendrons votre consentement exprès le plus souvent possible. Votre consentement pourrait également être inhérent aux circonstances, comme dans le cas où vous nous auriez déjà fourni des renseignements personnels et que vous continuez votre relation avec nous, ou dans cet autre cas où vous auriez fourni à nos représentants votre numéro de téléphone afin que nous puissions vous appeler à votre résidence. Sauf lorsque la loi le prévoit autrement, nous utiliserons uniquement les renseignements aux fins ou conformément aux objets pour lesquels ils ont été donnés. De temps à autre, il est possible que nous recueillions, utilisions ou communiquions vos renseignements personnels conformément à votre consentement et selon ce qui est autrement permis par la loi. Lorsque votre consentement est requis, vous pouvez le retirer en tout temps (à moins que le retrait n'empêche l'exécution d'obligations légales), après nous avoir fourni un préavis de 30 jours. Toutefois, le retrait de votre consentement peut toucher notre capacité à vous servir et à maintenir notre relation. Dans certains cas, selon ce qui est prévu ou permis par la loi, il est possible que nous recueillions, utilisions ou communiquions des renseignements personnels sans que nous vous en avisions ou sans avoir obtenu votre consentement. Ces cas comprennent (selon la loi applicable) : les renseignements personnels qui sont communiqués dans le cadre de la relation avocat-client; des renseignements publics sur des individus; lorsque la collecte ou l'utilisation des renseignements sert de façon évidente l'intérêt de l'individu et que le consentement ne peut être obtenu en temps opportun; pour enquêter sur toute contravention à une convention ou toute violation d'une loi; pour se conformer à un subpoena, à un mandat ou à une ordonnance d'un tribunal ou tel que par ailleurs exigé ou permis par la loi. 7. De quelle façon assurons-nous la protection de vos renseignements personnels lorsque nous faisons affaire avec des tiers? Nous demeurons responsables de tout renseignement personnel communiqué à des tiers à des fins de traitement. Ainsi, nous nous assurons que les tiers auxquels nous faisons appel pour la prestation de services en notre nom et à qui nous avons fourni des renseignements personnels soient tenus de respecter l'esprit du présent énoncé relatif à la protection des renseignements personnels en offrant des niveaux comparables de protection ou, lorsqu'il le faut, qu'ils nous garantissent (au moyen d'une convention de confidentialité) de n'utiliser ni de communiquer les renseignements personnels à d'autres fins que celles pour lesquelles ils ont été communiqués. 8. Quels principes limitatifs adoptons-nous relativement à la collecte des renseignements personnels? FMD recueille uniquement les renseignements personnels qui sont nécessaires aux fins et pour les objets qui vous ont été présentés au moment de la collecte ou avant celle-ci, ou à toute autre fin ou pour tout autre objet raisonnable et légitime ou tel qu'exigé par la loi. FMD n'exige pas, comme condition pour vous fournir un service, ou pour établir ou gérer un emploi ou y mettre fin, ou comme exigence administrative ou de gestion, votre consentement à la collecte, l'utilisation ou la communication de renseignements personnels autrement que dans la mesure nécessaire à ces fins ou objets, ou pour se conformer à ses obligations en vertu des lois applicables. Nous n'utilisons ni ne communiquons vos renseignements personnels, sauf aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis ou à de nouvelles fins auxquelles vous aurez donné votre consentement, ou selon ce qui est par ailleurs requis ou permis par la loi. De façon générale, FMD recueille et utilise vos renseignements personnels aux fins suivantes : a) Les renseignements personnels que vous fournissez et que nous recueillons relativement à votre relation à titre de client du cabinet sont conservés dans un dossier intitulé " dossier client ". Les renseignements personnels que contient ce dossier client sont recueillis, utilisés ou communiqués de façon générale aux fins suivantes : (i) la collecte, la consignation et l'utilisation des renseignements pertinents dans le cadre et aux fins de l'exécution des services rendus; (ii) la consignation et la détermination des services fournis dans le cadre et aux fins de votre relation avec nous; (iii) l'administration, la facturation, la comptabilité et le recouvrement relativement à vos affaires et à votre relation avec nous; (iv) la protection contre la fraude et les erreurs; (v) l'échange de communications avec vous de façon générale ou en vue de voir à votre satisfaction; (vi) la communication des renseignements à un sous-traitant (ou autres agents, mandataires ou intermédiaires) dans le cadre de l'exécution d'un contrat ou d'un mandat pour l'une ou l'autre des fins présentées ci-dessus de même que pour les fins présentées au paragraphe 5 ci-dessus. b) Relativement à un employé de FMD, nous conservons un dossier concernant votre emploi intitulé "dossier employé". Les renseignements y figurant sont recueillis, utilisés et communiqués de façon générale aux fins suivantes : (i) la prise de décision concernant votre embauche, vos fonctions, votre transfert, votre formation, votre discipline, vos promotions et votre maintien en fonction et, dans le cas des avocats (si applicable), l'accession au statut d'associé; (ii) la consignation et la détermination de votre admissibilité à participer aux divers régimes d'avantages sociaux offerts par FMD, y compris l'assurance-vie, le REER collectif et les congés pour raisons personnelles ou de maternité, et la réception des prestations d'invalidité à court et à long terme et la gestion d'une telle participation; (iii) la consignation et la conservation de vos renseignements personnels, de votre fiche de présence, de votre dossier des bonis ou récompenses obtenus dans le cadre de vos fonctions, les évaluations de rendement, les programmes d'incitation au rendement, les renseignements concernant votre rémunération, y compris le système de rémunération de FMD ou d'un tiers, ou la conservation de tout autre renseignement nécessaire pour établir ou gérer un emploi ou y mettre fin (y compris les avantages sociaux y afférents), de même que la détermination du revenu et autres bénéfices applicables; (iv) la communication avec les sous-traitants (ou autres agents, mandataires ou intermédiaires) dans le cadre de l'exécution d'un contrat ou d'un mandat pour l'une ou l'autre des fins présentées ci-dessus de même que pour les fins présentées au paragraphe 5 ci-dessus. c) Relativement aux divers comités ou services de FMD, nous conservons un dossier intitulé "dossier [nom du comité ou du service] ". Les renseignements personnels y figurant sont recueillis, utilisés et communiqués aux fins suivantes : (i) lorsque reliées aux services rendus par le cabinet et à la mise en valeur et au maintien de son expérience et de son expertise, la prestation de services aux clients et pour ceux-ci, la création ou la gestion d'un emploi ou la cessation de celui-ci, et aussi les mesures prises pour répondre aux exigences administratives ou de gestion; (ii) l'échange de communications avec vous de façon générale, ou pour assurer votre satisfaction ou pour vous informer des changements dans divers domaines du droit de même que des conférences (et autres événements) que FMD prévoit tenir et toute autre communication transmise aux clients ou à d'autres; (iii) la communication des renseignements à un sous-traitant (ou autres agents, mandataires ou intermédiaires) dans le cadre de l'exécution d'un contrat ou d'un mandat pour l'une ou l'autre des fins présentées ci-dessus de même que pour les fins présentées au paragraphe 5 ci-dessus. 9. Pendant combien de temps utiliserons-nous, communiquerons-nous ou conserverons-nous vos renseignements personnels? Il est possible que nous conservions un dossier qui vous est propre et contenant vos renseignements personnels, dont votre correspondance ou des observations. Nous utiliserons, communiquerons ou retiendrons vos renseignements personnels tant qu'il le sera nécessaire pour répondre aux fins et objets pour lesquels les renseignements ont été recueillis et tel que par ailleurs requis ou permis par la loi. Nous établirons des périodes limites de conservation et des procédures pour la conservation et la destruction de vos renseignements personnels. 10. Comment pouvez-vous avoir accès aux renseignements personnels vous concernant que nous avons recueillis, utilisés ou communiqués? Sous réserve des exceptions prévues par les lois applicables, nous mettrons à votre disposition tout renseignement personnel vous concernant que nous avons recueilli, utilisé ou communiqué, après que vous nous en aurez fait la demande par écrit. Nous mettrons à votre disposition ces renseignements d'une façon qui est généralement compréhensible, y compris en vous expliquant les abréviations ou les codes et en utilisant un support de substitution, le cas échéant. Vous n'avez qu'à faire parvenir votre demande d'accès aux responsables des renseignements personnels présentés au paragraphe 17 ci-dessous. 11. Comment vous est-il possible de savoir que les renseignements que nous avons à votre sujet sont exacts? Nous faisons tout notre possible pour faire en sorte que vos renseignements personnels soient exacts, complets et aussi à jour que possible. Nous ne mettrons pas à jour de façon régulière vos renseignements personnels, à moins qu'il ne soit nécessaire de le faire. Afin de nous aider à faire en sorte que vos renseignements personnels soient exacts et à jour, vous devez nous informer, sans délai, de tout changement apporté aux renseignements que vous nous avez fournis. 12. Qu'arrive-t-il si les renseignements personnels que nous avons à votre sujet sont inexacts? Sous réserve des exceptions prévues par les lois applicables, vous pouvez en tout temps mettre en doute l'exactitude ou l'exhaustivité des renseignements personnels que nous avons à votre sujet. Si vous pouvez démontrer que les renseignements dont nous disposons sont inexacts ou incomplets, nous effectuerons les modifications qui s'imposent. Le cas échéant, nous transmettrons les renseignements modifiés aux tiers à qui nous avons communiqué vos renseignements personnels. 13. Dans quels délais allons-nous répondre à vos demandes écrites? Nous ferons les efforts nécessaires pour répondre à chacune de vos demandes écrites au plus tard trente (30) jours après les avoir reçues. Selon les lois applicables, nous vous aviserons par écrit s'il nous est impossible de répondre à votre demande dans ce délai. Selon les lois applicables, vous pourriez avoir le droit de déposer une plainte auprès de l'autorité pertinente en matière de protection des renseignements personnels relativement à ce délai. 14. Y a-t-il des frais lorsque vous faites une demande d'accès à vos renseignements personnels ou sur notre politique relative à la protection des renseignements personnels ou sur nos pratiques dans ce domaine? L'accès à vos renseignements personnels qui figurent dans un dossier vous concernant est gratuit. Cependant, des frais raisonnables pourraient vous être chargés si vous demandez la transcription, la reproduction ou la transmission de ces renseignements. Nous vous aviserons, après avoir reçu votre demande de transcription, de reproduction ou de transmission, du montant approprié qui vous sera chargé. Vous aurez alors la possibilité de retirer votre demande. 15. Comment pouvons-nous savoir que c'est réellement vous qui demandez l'accès à vos renseignements personnels? Il est possible que nous vous demandions de fournir suffisamment de preuves d'identification pour pouvoir accéder à vos renseignements personnels ou pour pouvoir les utiliser ou pour que nous vous les communiquions. Ces preuves d'identification ne pourront être utilisées qu'à cet effet. 16. Quelles mesures avons-nous prises pour protéger vos renseignements personnels? FMD s'engage à assurer la protection des renseignements personnels. Nous prenons donc les mesures appropriées selon la sensibilité des renseignements personnels afin de les protéger contre la perte ou le vol, ou encore contre l'accès, la communication, la reproduction, l'utilisation ou la modification non autorisée. Ces mesures de protection comprennent les mesures physiques, telles que la restriction à l'accès aux bureaux et à l'équipement, les mesures organisationnelles, telles que les enquêtes de sécurité et la publication du présent énoncé à tous les membres et au personnel de FMD avec comme directive précise d'agir en conformité avec ses principes (par exemple, l'accès sélectif aux renseignements) et les mesures technologiques, telles que l'utilisation de mots de passe et du cryptage. Voici quelques exemples des catégories d'employés qui pourraient bénéficier de l'accès sélectif aux renseignements personnels qui figurent dans un dossier : a) "dossier client" : les professionnels du cabinet (y compris les techniciens juridiques, les stagiaires et les étudiants en droit) ainsi que leur personnel de soutien (y compris les secrétaires ou les adjoints) pour l'accomplissement du mandat pour le client, pour l'utilisation de précédents et autres services au client ou pour celui-ci et pour nous acquitter de nos obligations relatives à la réglementation et aux assurances, ainsi que le personnel administratif ou de gestion (lorsque nécessaire dans le cadre d'une recherche de conflits d'intérêts, de services techniques et informatiques, pour les besoins de la comptabilité, de la facturation ou du recouvrement ou pour tout autre service pour les clients et pour nous acquitter de nos obligations relatives à la réglementation et aux assurances); b) "dossier employé" : le personnel des ressources humaines (et autres employés du personnel administratif ou de gestion) et les professionnels lorsque cela est nécessaire pour établir ou gérer un emploi ou y mettre fin, y compris (pour les avocats concernés) en vue de l'accession au statut d'associé; c) "dossier [nom du comité ou du service]" : les professionnels et le personnel administratif ou de gestion effectuant des tâches et assumant des responsabilités précises au sein du comité ou du service visé. 17. Comment communiquer avec nous pour avoir accès à vos renseignements personnels ou porter plainte, s'il y a lieu? Les dossiers se trouvent habituellement dans le bureau régional concerné de FMD. Pour toute plainte ou autre question concernant vos renseignements personnels ou notre politique relative à la protection des renseignements personnels et nos pratiques dans ce domaine, veuillez communiquer avec nos responsables de la protection des renseignements personnels, ou avec le responsable régional de la protection des renseignements personnels, comme suit : Par écrit : À l'attention de Mme Claude Dallaire  Fasken Martineau DuMoulin s.r.l. Responsable national de la protection des renseignements personnels 800, Place Victoria, bureau 3400 Montréal (Québec) H4Z 1E9 Par téléphone : 514 397 5233 ou 1 800 361 6266 Par courriel :  cdallaire@fasken.com   Par écrit : À l'attention de M. Charles Mercier Fasken Martineau DuMoulin s.r.l. 140, Grande Allée Est, bureau 800 Québec (Québec) G1R 5M8 Par téléphone : 418 640 2046 ou 1 800 463 2827 Par courriel : cmercier@fasken.com Si vous le désirez, nos responsables de la protection des renseignements personnels peuvent vous informer lorsque vous effectuez une demande de renseignements ou mettez en doute la pertinence des procédures ou voulez formuler une plainte.