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Bulletin

Entrée en vigueur de nouvelles exigences en matière de règlement des différends pour les sociétés inscrites

Fasken
Temps de lecture 7 minutes
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Bulletin Produits d'investissement et gestion du patrimoine

Aperçu

L'équipe Produits d'investissement et gestion du patrimoine de Fasken Martineau souhaite rappeler aux courtiers et conseillers inscrits (les « sociétés inscrites ») l'entrée en vigueur, le 1er mai prochain, d'une récente modification (la « modification ») au Règlement 31-103 sur les obligations et dispenses d'inscription et les obligations continues des personnes inscrites (le « Règlement 31‑103 »).

La modification porte sur le traitement des plaintes par les sociétés inscrites et prévoit une nouvelle procédure obligeant les sociétés inscrites à mettre à la disposition de leurs clients un service de règlement des différends.

La nouvelle procédure n'aura pas d'incidence sur le traitement des plaintes formulées par des clients résidant au Québec : les mécanismes actuels continueront de s'appliquer comme avant. L'Autorité des marchés financiers demeurera le fournisseur de services de règlement des différents ou de médiation.

La modification

La modification touche l'article 13.16 et le sous-paragraphe j du paragraphe 2 de l'article 14.2 du Règlement 31‑103, ainsi que l'Instruction générale relative au Règlement 31-103 sur les obligations et dispenses d'inscription et les obligations continues des personnes inscrites (l'« IG 31‑103 »), en y ajoutant la définition de l'expression « plainte » et en établissant la procédure exigée des sociétés inscrites à la réception d'une plainte. La procédure énoncée dans la modification ne s'applique pas à une plainte déposée par un client autorisé qui n'est pas une personne physique.

Aux termes de la nouvelle procédure, les sociétés inscrites doivent, dès que possible (habituellement dans les cinq jours ouvrables) suivant la réception d'une plainte, remettre au client un accusé de réception écrit, qui doit comprendre :

  • une description des obligations de la société prévues à l'article 13.16 du Règlement 31‑103 au sujet du traitement des plaintes;
  • la procédure que le client doit suivre pour qu'un service indépendant de règlement des différends ou de médiation soit mis à sa disposition conformément au paragraphe 4 de l'article 13.16 du Règlement 31‑103;
  • le nom du service indépendant de règlement des différends ou de médiation qui est mis à la disposition du client conformément au paragraphe 4 de l'article 13.16 du Règlement 31‑103 et les coordonnées de la personne responsable du service.

La modification prévoit que les sociétés inscrites doivent prendre des mesures raisonnables pour que l’Ombudsman des services bancaires et d’investissement (l’« OSBI ») soit le service indépendant de règlement des différends ou de médiation mis à la disposition du client. Tel que mentionné ci-dessus, cette obligation ne s’applique pas au Québec étant donné que l’Autorité des marchés financiers offre déjà un service de règlement des différends.

Une société inscrite peut également décider de rejeter une plainte ou de faire une offre de règlement. Dans un tel cas, la société inscrite remet dès que possible au client un avis écrit de la décision comprenant l’information exigée dans l’accusé de réception.

Comme pratique exemplaire, la société inscrite devrait fournir sa décision au client dans les 90 jours suivant la réception de la plainte. Après l'expiration d'un tel délai de 90 jours, les clients ont accès aux services de l'OSBI, peu importe que la société inscrite ait envoyé ou non un avis écrit de décision au client. Ces services sont aussi disponibles dans les 180 jours suivant la réception par le client de l'avis écrit de la décision de la société inscrite.

Il y a lieu de souligner que le service indépendant de règlement des différends ou de médiation est mis à la disposition du client aux frais de la société inscrite, mais uniquement pour les clients qui conviennent que le montant réclamé à l'égard de la plainte soumise à ce service n'excédera pas 350 000 $.

Adhésion à l'OSBI

Les mesures raisonnables que doit prendre une société inscrite pour veiller à ce que les services de l’OSBI soient mis à la disposition des clients nécessitent qu’une telle société inscrite maintienne son adhésion à l’OSBI à titre de « firme participante ». Pour adhérer à l’OSBI, une société inscrite doit produire une fiche d’information remplie et acquitter ses frais d’adhésion au plus tard le 1er août 2014.

Les frais d'adhésion à l'OSBI sont actuellement de 165 $ par représentant de courtier ou représentant-conseil inscrit par année.

Pour obtenir un exemplaire de la fiche d'information à remplir et d'autres renseignements sur l'adhésion à l'OSBI, visitez le site Web de l'organisme à l'adresse www.obsi.ca.

Divulgation

Les sociétés inscrites sont tenues d'informer leurs clients de la nouvelle procédure de règlement des différends au moment de l'ouverture de leur compte (dans le cadre de la divulgation obligatoire de ses relations par la société inscrite), au moment de la réception de la plainte et au moment d'aviser le client de leur décision au sujet de la plainte.

Nous croyons savoir que les Autorités canadiennes en valeurs mobilières estiment qu'il est raisonnable pour les sociétés inscrites d'envoyer à leurs clients, avec leurs prochains relevés de compte trimestriels ou mensuels, un avis au sujet des changements prévus par la modification, pourvu que ces relevés de compte soient envoyés avant le 1er août 2014 (conformément à la période de transition décrite ci-après).

Période de transition

La modification prévoit deux périodes de transition différentes, selon que la société s’est inscrite avant ou après le 29 septembre 2009.

La modification ne s’applique pas à une société inscrite (i) qui s’est inscrite avant le 29 septembre 2009, ni (ii) qui a reçu la plainte au plus tard le 1er août 2014.

En ce qui concerne les sociétés inscrites pour la première fois entre le 28 septembre 2009 et le 30 avril 2014, la modification ne s’applique pas (i) si la société a reçu la plainte au plus tard le 1er août 2014, et (ii) si la société se conforme à l’article 13.16 du Règlement 31 103 dans sa version en vigueur le 30 avril 2014.

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