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Fasken Plus : une valeur ajoutée novatrice pour nos clients

Fasken
Temps de lecture 7 minutes

Perspectives de la Capitale : l’actualité en droit des affaires à Ottawa

Chez Fasken, nous mettons la collaboration avec nos clients et la gestion de leurs dossiers à l'avant-plan de nos priorités, grâce à notre nouveau portail client Fasken Plus

En tant qu'avocat pratiquant le droit des affaires depuis plus de 40 ans, je connais bien les anciennes pratiques et je me réjouis des possibilités qu'offre Fasken Plus pour l'avenir.

Lorsque j'ai commencé à pratiquer le droit, il y a assez longtemps, la logistique entourant la communication avec les clients au sujet de l'évolution de leur dossier et pour obtenir leur rétroaction et leurs directives était complexe. Nous les tenions au courant de l'avancement des dossiers en leur envoyant des lettres par la poste. Pour obtenir leurs directives, nous devions prévoir des rencontres en personne ou des appels téléphoniques. La transmission de documents électroniques n'existait pas encore, alors qu'aujourd'hui, c'est une pratique que nous tenons pour acquise. Au début des années 80, le traitement de texte et les télécopies étaient des services novateurs que les cabinets d'avocats et leurs clients découvraient pour la première fois.

Il n'y a pas si longtemps, même avec l'usage répandu des courriels et l'accès à des technologies améliorées, la conclusion du projet d'un client, par exemple une transaction d'achat d'actions, pouvait s'avérer fastidieuse, longue et dispendieuse. Les diverses étapes de la transaction étaient habituellement traitées séparément, de façon non intégrée. Les vérifications diligentes se faisaient en envoyant les documents à l'autre partie aux fins d'examen, ou en les déposant dans une salle de documents où l'autre partie pouvait se rendre pour passer le document en revue.

En effet, à une certaine époque, la salle de documents (data room) était un lieu physique réel ! La collaboration relative à un document consistait en l'échange de documents par courriel ou par messager. Les commentaires étaient consignés à la main ou électroniquement sur la première ébauche du document, ou alors une nouvelle version était créée; puis ces commentaires ou nouvelles versions étaient à nouveau transmis par courriel ou par messager. La signature des documents de clôture était obtenue lors d'un événement de clôture auquel participaient en personne tous les signataires. Enfin, les rapports et la facturation étaient effectués à la main, parfois bien longtemps après la clôture de la transaction.

Un des éléments prédominants de la stratégie de Fasken en matière d'innovation a été de trouver des façons d'améliorer le travail pour et avec nos clients, et de les tenir au courant de l'évolution de leur dossier et des honoraires encourus. Avec le lancement de Fasken Plus, une plateforme collaborative numérique, il est plus facile pour nos clients de travailler avec nous et de gérer leurs dossiers.

Dans le contexte du projet particulier d'un client (par exemple, une transaction d'achat d'actions), on utilise Fasken Plus pour créer un portail auquel tous les participants autorisés et leurs avocats peuvent avoir accès. Fasken Plus est une plateforme infonuagique qui est accessible à partir de tout appareil pouvant accéder à Internet, notamment les appareils mobiles. Il s'agit d'une façon conviviale beaucoup plus sécuritaire et efficace que les moyens traditionnels, comme les courriels, d'échanger des renseignements et des documents.

Chaque portail Fasken Plus offre aux clients des fonctionnalités intégrées de gestion de projet telles que :

  • un calendrier et la possibilité d'attribuer des tâches ;
  • la possibilité de créer des documents à partir de modèles automatisés ;
  • le téléversement efficace de documents (ainsi que leur partage et stockage) ;
  • l'accès aux documents (selon les divers types d'autorisations accordées par le client) ;
  • la révision et la comparaison de documents, ainsi que la notification automatique d'activités (selon la fréquence souhaitée par les utilisateurs) ;
  • la signature électronique intégrée (DocuSign) ;
  • l'intégration dans la base de données et la visualisation des données (utile, par exemple, pour vérifier les honoraires dans le système de comptabilité de Fasken) ; et
  • la messagerie sécurisée pour tous les participants au site.

Il est possible d'effectuer presque toutes les étapes d'un dossier de client dans le portail intégré de Fasken Plus. Ce portail offre toutes les mêmes fonctions liées à la prestation traditionnelle de services juridiques, mais de façon beaucoup plus efficace. Avec Fasken Plus, les clients ont un plus grand contrôle sur le processus juridique et économisent temps et argent comparativement aux méthodes utilisées auparavant.

Il est possible de bonifier les fonctionnalités de Fasken Plus en ayant recours aux autres services novateurs qu'offre Fasken à ses clients, par exemple le logiciel d'analyse de contrats qui utilise l'intelligence artificielle pour cibler les dispositions spécifiées par l'utilisateur qui seront automatiquement reproduites dans un tableau récapitulatif.

Les capacités de Fasken Plus ne se limitent pas à la gestion de transactions. Par le biais de cette plateforme, les clients peuvent demeurer maîtres de leurs dossiers juridiques et améliorer leur collaboration avec Fasken et les autres participants au dossier.

Pour en savoir plus sur Fasken Plus, veuillez visionner le webinaire qui a eu lieu le 22 février 2019 (Simplify Matter Management with Our Client Portal-Fasken Edge) (disponible en anglais seulement) ou communiquer avec un membre de l'équipe Fasken.

Avocat-conseil au bureau d'Ottawa de Fasken, Stephen Whitehead pratique principalement dans les domaines du droit des communications et des affaires. Il est actuellement rédacteur en chef de la publication Perspectives de la capitale.