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Nouvelles procédures de notification et d’accès : ce que vous devez savoir

Fasken
Temps de lecture 18 minutes
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Bulletin Valeurs mobilières, fusions et acquisitions

Le 11 février 2013, de nouvelles modifications apportées à la Norme canadienne 54-101 – Communication avec les propriétaires véritables des titres d’un émetteur assujetti et à la Norme canadienne 51-102 – Obligations d’information continue sont entrées en vigueur, permettant aux émetteurs assujettis d’utiliser un nouveau mécanisme de notification et d’accès pour transmettre les documents reliés aux procurations aux porteurs inscrits et aux propriétaires véritables de titres (les porteurs de titres).

En vertu des procédures de notification et d’accès, un émetteur assujetti peut dorénavant transmettre les documents reliés aux procurations :

  • en affichant la circulaire de sollicitation de procurations pertinente et les autres documents reliés aux procurations sur un site web autre que celui de SEDAR (en plus de les déposer sur le site web de SEDAR);
  • en envoyant un avis aux porteurs de titres pour les informer que les documents reliés aux procurations sont affichés sur Internet et pour leur expliquer comment y accéder; lequel avis doit être accompagné du document de vote pertinent (le jeu de documents de notification).

Les modifications permettent également à un émetteur assujetti d’utiliser les procédures de notification et d’accès pour transmettre ses états financiers annuels et son rapport de gestion annuel (le rapport annuel).

Un bulletin résumant les modifications a été publié par notre cabinet le 1er février 2013. Ce deuxième bulletin a pour but de présenter les principaux éléments qu’un émetteur doit prendre en considération avant de décider de suivre ou non les procédures de notification et d’accès.

Admissibilité

Les procédures de notification et d’accès peuvent être suivies par tous les émetteurs assujettis, à l’exception des fonds de placement, relativement aux assemblées annuelles et(ou) extraordinaires des porteurs de titres tenues à compter du 1er mars 2013.

Il faut souligner que le droit des sociétés applicable peut limiter la capacité d’un émetteur de suivre les procédures de notification et d’accès. À cet égard, vous trouverez plus bas un résumé des dispositions pertinentes de la Loi canadienne sur les sociétés par actions, de la Loi sur les sociétés par actions (Québec), de la Loi sur les sociétés par actions (Ontario), de la loi intitulée Business Corporations Act (Alberta) et de la loi intitulée Business Corporations Act (Colombie-Britannique). Les statuts et le règlement intérieur de l’émetteur devraient également être revus avant de suivre les procédures de notification et d’accès.

Loi canadienne sur les sociétés par actions

La Loi canadienne sur les sociétés par actions prévoit que la direction d’une société ne peut solliciter des procurations que si une circulaire est envoyée à chaque actionnaire qui fait l’objet de cette sollicitation. La société doit également transmettre un exemplaire de ses états financiers annuels à chaque actionnaire au moins 21 jours avant chaque assemblée annuelle des actionnaires, sauf à ceux qui l’ont informé par écrit de leur désir de ne pas les recevoir. Cette obligation ne peut pas être remplie par la transmission d’un document électronique, à moins que l’actionnaire n’y ait consenti par écrit. En outre, la Loi canadienne sur les sociétés par actions prévoit que l’intermédiaire qui n’est pas le véritable propriétaire des actions inscrites en son nom ou à celui d’une personne désignée par lui ne peut exercer les droits de vote dont elles sont assorties que sur envoi au véritable propriétaire, dès leur réception, d’un exemplaire de l’avis de l’assemblée, des états financiers et de la circulaire.

En conséquence, les émetteurs assujettis qui sont constitués en vertu de la Loi canadienne sur les sociétés par actions ne peuvent actuellement utiliser les procédures de notification et d’accès. Corporations Canada est au courant de ce problème et a eu des entretiens à ce sujet avec les autorités en valeurs mobilières et les intervenants de l’industrie. Parmi les solutions possibles, mentionnons des modifications à la loi et aux règlements pris en application de celle-ci, des dispenses accordées au cas par cas, une dispense générale ou une instruction générale. Toutefois, rien ne garantit que l’une ou l’autre de ces solutions sera mise en œuvre à temps pour la saison des procurations de 2013.

Loi sur les sociétés par actions (Québec)

La Loi sur les sociétés par actions (Québec) ne contient aucune disposition concernant l’envoi des documents reliés aux procurations et des états financiers. Par conséquent, les émetteurs qui sont constitués en vertu de cette loi peuvent suivre les procédures de notification et d’accès, pourvu que l’avis utilisé aux termes des dispositions de la Norme canadienne 54-101 relatives aux procédures de notification et d’accès respecte les exigences de cette loi et des statuts et(ou) du règlement intérieur de la société en ce qui concerne le contenu de l’avis d’assemblée et son mode de transmission.

Loi sur les sociétés par actions (Ontario) et Business Corporations Act (Alberta)

Tout comme la Loi canadienne sur les sociétés par actions, la Loi sur les sociétés par actions (Ontario) et la Business Corporations Act (Alberta) autorisent la transmission par voie électronique conformément à la législation applicable sur le commerce électronique, laquelle prévoit que le destinataire doit donner son consentement à ce mode de transmission. Bien que ces lois prévoient qu’un tel consentement peut être présumé « du comportement d’une personne s’il y a des motifs raisonnables de croire que le consentement est authentique et pertinent à l’information ou au document », encore une fois, dans les faits, il semble que le consentement explicite à l’utilisation des procédures de notification et d’accès soit également exigé de la part des actionnaires d’une société de l’Ontario ou de l’Alberta.

Business Corporations Act (Colombie-Britannique)

La Business Corporations Act (Colombie-Britannique) prévoit que l’avis peut être transmis de toute manière convenue par l’expéditeur et le destinataire, et en l’absence d’accord sur ce mode de transmission, selon le mode prévu par les statuts de la société, et si les statuts ne s’appliquent pas, alors l’avis peut être transmis par la poste ou service de messagerie, ou encore par télécopieur ou courrier électronique au numéro de télécopieur ou à l’adresse courriel fourni par le destinataire. Dans la mesure où l’avis utilisé aux termes des dispositions de la Norme canadienne 54-101 relatives aux procédures de notification et d’accès respecte les exigences de cette loi et des statuts de la société concernant le contenu de l’avis d’assemblée et son mode de transmission aux actionnaires, les procédures de notification et d’accès devraient en règle générale pouvoir être suivies par les sociétés de la Colombie-Britannique pour les assemblées de routine.

Échéancier

Les émetteurs qui ont l’intention de suivre les procédures de notification et d’accès doivent savoir que le jeu de documents de notification doit être envoyé aux porteurs au moins 30 jours avant l’assemblée (comparé à 21 jours pour l’envoi d’exemplaires imprimés des documents reliés aux procurations) et que l’émetteur qui suit les procédures de notification et d’accès doit fixer la date de clôture des registres pour l’avis au moins 40 jours avant l’assemblée (comparé à 30 jours pour l’approche traditionnelle).

De plus, l’émetteur qui suit les procédures de notification et d’accès pour la première fois doit déposer sur SEDAR, au moins 25 jours avant la date de clôture des registres, un avis de la date de l’assemblée et de la date de clôture des registres dans lequel il indique qu’il suivra les procédures de notification et d’accès. Ce délai ne peut pas être abrégé. Par conséquent, cet avis doit être déposé au moins 65 jours avant la date de l’assemblée. Pour les assemblées des actionnaires postérieures pour lesquelles un émetteur voudrait suivre les procédures de notification et d’accès, ce délai de 25 jours peut être abrégé à 3 jours ouvrables.

L’émetteur doit tenir compte des délais susmentionnés lorsqu’il établit l’échéancier d’une assemblée des porteurs de titres.

Jeu de documents de notification

Le jeu de documents de notification qui doit être transmis aux porteurs de titres peut être envoyé par la poste ou, si un consentement a été obtenu préalablement, par voie électronique. En outre, si un agent des transferts ou un autre fournisseur de services offre une méthode de transmission électronique qui diffère des procédures de notification et d’accès mais qui est autrement conforme à la législation en valeurs mobilières, cette méthode de transmission peut continuer d’être utilisée parallèlement aux procédures de notification et d’accès.

Il faut également noter qu’un émetteur qui transmet des documents reliés aux procurations au moyen des procédures de notification et d’accès ne peut joindre au jeu de documents de notification des renseignements ou des documents concernant un point à l’ordre du jour de l’assemblée, à l’exception des renseignements prescrits et des états financiers annuels et du rapport de gestion annuel, lesquels peuvent faire partie d’un rapport annuel. Les émetteurs doivent préparer leurs documents destinés aux porteurs de titres en conséquence .

Exigences quant au site web

Les documents reliés aux procurations (et le rapport annuel, le cas échéant) doivent être affichés sur un site web autre que celui de SEDAR au plus tard à la date où l’émetteur envoie le jeu de documents de notification aux porteurs de titres, et ces documents doivent rester affichés pendant une période d’un an. En outre, l’émetteur doit afficher sur ce site web tout document d’information relatif à l’assemblée qu’il a envoyé aux porteurs de titres et toute communication écrite qu’il a rendue publique concernant les questions devant être soumises au vote lors de l’assemblée (par exemple, un communiqué de presse).

Les documents doivent être affichés d’une façon et dans un format qui permettent à une personne ayant des compétences raisonnables en informatique d’accéder aux documents sur le site web, de les lire, d’effectuer des recherches dans ceux-ci, de les télécharger et de les imprimer. Ce critère ne serait vraisemblablement pas respecté si le porteur devait naviguer dans plusieurs pages web pour accéder à ces documents. En outre, un émetteur ne doit recueillir aucun renseignement pouvant servir à identifier quiconque a accédé à l’adresse du site Web où les documents reliés aux procurations sont affichés (aucun « cookie » ne peut être utilisé).

Le choix du site web est laissé à la discrétion de l’émetteur, pourvu que le site web choisi satisfasse aux exigences décrites ci-dessus. Par exemple, un émetteur pourrait afficher les documents reliés aux procurations sur son propre site web, ou utiliser le site web d’un fournisseur de services retenu dans le cadre de l’assemblée, tel qu’un agent des transferts, un imprimeur ou une entreprise spécialisée dans les communications avec les investisseurs. Bien entendu, un émetteur qui utilise le site web d’un fournisseur de services demeure entièrement responsable de l’exécution de ses obligations assume l’entière responsabilité de la conduite du fournisseur de services à cet égard. Par conséquent, une vérification diligente devrait être effectuée par l’émetteur afin de s’assurer de la qualité et de la fiabilité des services fournis.

Exemplaires imprimés et numéro sans frais

Si les procédures de notification et d’accès sont suivies, un numéro de téléphone sans frais doit être mis à la disposition du porteur de titres pour qu’il puisse demander un exemplaire imprimé de la circulaire de sollicitation de procurations (et, le cas échéant, du rapport annuel) en tout temps à compter de la date à laquelle l’émetteur transmet le jeu de documents de notification jusqu’à la date de l’assemblée, y compris toute reprise de celle-ci en cas d’ajournement.

Si une demande d’exemplaire imprimé est reçue au numéro de téléphone sans frais ou de toute autre façon, un exemplaire imprimé du document pertinent doit être envoyé sans frais par l’émetteur à la personne qui en a fait la demande. Si la demande est reçue avant la date de l’assemblée, le document pertinent doit être envoyé par courrier de première classe (l’équivalent du service Poste-lettres de Postes Canada), par service de messagerie ou l’équivalent dans les trois jours ouvrables suivant la réception de la demande. Si la demande est reçue à la date de l’assemblée ou après, et dans l’année suivant le dépôt de la circulaire de sollicitation de procurations, alors le document demandé doit être envoyé par courrier affranchi, par service de messagerie ou l’équivalent dans les 10 jours suivant la réception de la demande. L’émetteur qui reçoit une telle demande ne peut demander d’autres renseignements que le nom et l’adresse du demandeur pour lui envoyer le document demandé, et il ne peut divulguer ou utiliser ce nom ou cette adresse à d’autres fins que l’envoi du document en question.

Un intermédiaire peut se doter de procédures opérationnelles pour obtenir des instructions permanentes du propriétaire véritable qui est un client de l’intermédiaire pour qu’un exemplaire imprimé lui soit envoyé chaque fois que l’émetteur utilise les procédures de notification et d’accès. Si l’intermédiaire choisit de mettre en œuvre de telles procédures, il doit demander à l’émetteur le nombre approprié d’exemplaires imprimés, lorsqu’il envoie des documents aux propriétaires véritables pour le compte de l’émetteur, et doit indiquer dans la liste des propriétaires véritables non opposés fournie à l’émetteur ceux qui ont donné des instructions permanentes, lorsque l’émetteur envoie les documents directement aux propriétaires véritables non opposés.L’émetteur devra donner suite aux instructions permanentes obtenues par l’intermédiaire. Un émetteur peut également mettre en œuvre des procédures opérationnelles semblables pour obtenir des instructions permanentes des porteurs inscrits, mais il n’est pas tenu de le faire ou de donner suite aux instructions permanentes provenant des porteurs inscrits s’il n’a pas pris des mesures pour les obtenir.

Lorsqu’il prépare une assemblée des porteurs de titres, un émetteur qui prévoit suivre les procédures de notification et d’accès doit s’assurer de disposer d’un nombre suffisant d’exemplaires imprimés afin de satisfaire à la demande et d’établir les procédures appropriées afin de recevoir et de traiter les demandes de documents dans les délais prescrits. Il n’est pas nécessaire que le numéro de téléphone sans frais soit réservé uniquement à la réception de ces demandes. En conséquence, l’émetteur peut utiliser son numéro de téléphone sans frais général. L’émetteur peut également avoir recours à un fournisseur de services, mais il demeure entièrement responsable de l’exécution de ses obligations et assume l’entière responsabilité de la conduite du fournisseur de services à cet égard.

Il est également possible pour un émetteur de recourir à l’« assemblage » (c’est-à-dire, joindre un exemplaire imprimé de la circulaire de sollicitation de procurations et du rapport annuel, le cas échéant, au jeu de documents de notification destiné à certaines catégories de porteurs de titres, alors que les autres ne recevront que le jeu de documents de notification). Un émetteur qui a recours à l’assemblage devra divulguer ce fait (y compris ses critères d’assemblage) dans l’avis de l’assemblée et de la date de clôture des registres devant être déposé sur SEDAR, dans le jeu de documents de notification devant être transmis aux porteurs de titres et dans la circulaire de sollicitation de procurations préparée en vue de l’assemblée.

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