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Bulletin

Modifications apportées au Règlement 54-101 et au Règlement 54-102 relativement aux procédures de notification de d’accès

Fasken
Temps de lecture 11 minutes
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Bulletin Valeurs mobilières, fusions et acquisitions

Le 29 novembre 2012, les Autorités canadiennes en valeurs mobilières (les « ACVM ») ont publié un avis dans lequel elles annonçaient la mise en œuvre de modifications (les « modifications ») à la Norme canadienne 54-101 − Communication avec les propriétaires véritables des titres d’un émetteur assujetti  (au Québec, le Règlement 54-101 sur la communication avec les propriétaires véritables des titres d’un émetteur assujetti (le « Règlement 54‑101 »)) et à la Norme canadienne 51-102 − Obligations d’information continue (au Québec, le Règlement 51-102 sur les obligations d’information continue (le « Règlement 51‑102 »)). Les ACVM ont indiqué que la mise en œuvre des modifications visant à améliorer le processus par lequel les émetteurs assujettis, autres que les fonds d’investissement, envoient les documents reliés aux procurations aux porteurs inscrits et aux propriétaires véritables de leurs titres et sollicitent des instructions de vote.

Les principaux aspects des modifications sont les suivants :

  • mettre en œuvre un nouveau mécanisme, les « procédures de notification et d’accès », permettant d’envoyer les documents reliés aux procurations aux porteurs inscrits et aux propriétaires véritables des titres;
  • simplifier le processus par lequel les propriétaires véritables sont désignés comme détenteurs de procurations pour assister et voter aux assemblées des actionnaires;
  • obliger les émetteurs à présenter de l’information plus détaillée sur le processus de vote des propriétaires véritables.

Étant donné que dans certains territoires la mise en œuvre des modifications nécessite l’approbation ministérielle, les modifications n’entreront pas en vigueur avant le 11 février 2013. Toutefois, les procédures de notification et d’accès ne peuvent être suivies que pour les assemblées ayant lieu à compter du 1er mars 2013.

Procédures de notification et d’accès

Pour les émetteurs, le principal avantage des modifications est la possibilité de réduire les coûts associés aux assemblées des actionnaires. En vertu du Règlement 54‑101 modifié, les émetteurs pourront utiliser les procédures de notification et d’accès pour transmettre par voie électronique les documents reliés aux procurations.

Un émetteur qui utilise les procédures de notification et d’accès peut transmettre les documents reliés aux procurations en affichant, sur un autre site Web que celui de SEDAR[1], la circulaire de sollicitation de procurations pertinente et, le cas échéant, d’autres documents reliés aux procurations. Un émetteur qui utilise les procédures de notification et d’accès doit envoyer un avis aux propriétaires véritables pour les informer que les documents reliés aux procurations peuvent être consultés en ligne et pour leur expliquer comment y accéder. Les émetteurs peuvent donc afficher les documents reliés aux procurations sur leurs propres sites Web, mais certains émetteurs préféreront peut-être utiliser le site Web d’un fournisseur de services retenu dans le cadre d’une assemblée des actionnaires.

L’avis doit également être accompagné du document de vote pertinent (un formulaire de procuration ou un formulaire d’instructions de vote) (le « jeu de documents de notification »). L’article 2.7.1 du Règlement 54-101 stipule que l’avis doit contenir notamment :

  • des renseignements de base sur l’assemblée (par exemple, la date, l’heure et le lieu) et les questions soumises au vote;
  • une explication sur la façon d’obtenir un exemplaire imprimé de la circulaire de sollicitation de procurations (et, le cas échéant, des états financiers annuels et du rapport de gestion annuel);
  • une explication en langage simple des procédures de notification et d’accès.

Les émetteurs qui ont l’intention d’utiliser les procédures de notification et d’accès doivent savoir qu’ils sont tenus de transmettre le jeu de documents de notification aux actionnaires au moins 30 jours avant l’assemblée, alors qu’ils doivent transmettre des exemplaires imprimés des documents reliés aux procurations au moins 21 jours avant l’assemblée.

Le Règlement 54-101 exige maintenant qu’un émetteur qui utilise les procédures de notification et d’accès fixe la date de clôture des registres pour l’avis au moins 40 jours avant l’assemblée. L’émetteur qui utilise les procédures de notification et d’accès pour la première fois doit déposer au moyen de SEDAR, au moins 25 jours avant la date de clôture des registres, un avis de la date de l’assemblée et de la date de clôture des registres dans lequel il indique qu’il utilisera les procédures de notification et d’accès. Par conséquent, cet avis doit être déposé au moins 65 jours avant la date de l’assemblée. Pour les assemblées des actionnaires postérieures pour lesquelles un émetteur voudrait utiliser les procédures de notification et d’accès, l’avis peut être déposé 3 jours ouvrables avant la date de clôture des registres pour l’avis.

Les procédures de notification et d’accès peuvent également être utilisées dans le cadre d’une sollicitation de procurations qui n’est pas faite par la direction d’un émetteur.

Simplification du processus de désignation d’un propriétaire véritable comme détenteur de procuration

Le Règlement 54-101 a été modifié afin de simplifier le processus par lequel les propriétaires véritables peuvent être nommés comme détenteurs de procuration pour exercer, aux assemblées des actionnaires, les droits de vote rattachés aux titres qu’ils détiennent. Un émetteur (ou un intermédiaire, selon le cas) est maintenant tenu de nommer un propriétaire véritable, ou un prête-nom de celui‑ci, comme détenteur de procuration si ce propriétaire véritable a donné des instructions écrites à cet effet. L’émetteur ou l’intermédiaire, selon le cas, doit prendre les mesures nécessaires pour nommer un propriétaire véritable, ou un prête‑nom de celui‑ci, comme détenteur de procuration, sans frais pour le propriétaire véritable.

L’Instruction générale relative au Règlement 54-101 a aussi fait l’objet de modifications et comprend maintenant des lignes directrices relatives à la nomination de propriétaires véritables comme détenteurs de procuration. Sous réserve des obligations fondamentales du Règlement 54‑101, les intermédiaires disposent d’une marge de manœuvre quant au choix du mécanisme ou de la méthode servant à désigner  un  propriétaire  véritable  comme  détenteur  de  procuration. L’Instruction générale souligne que l’un des mécanismes utilisés couramment et  autorisés  par  le Règlement 54-101 est  la  désignation  d’un mandataire. Ainsi, le propriétaire véritable qui souhaite être désigné comme détenteur de la procuration de l’intermédiaire, à l’égard des titres dont il a la propriété véritable, peut inscrire son nom ou celui de son mandataire à l’endroit prévu sur le formulaire d’instructions de vote. Ce nom est alors consigné dans une procuration cumulative, qui est fournie au compilateur des  procurations  ou  au  scrutateur  de  l’assemblée.  Lorsque  le  propriétaire  véritable  ou  le mandataire  se  présente  à  l’assemblée,  le  scrutateur  dispose  de  toutes  les  procurations et informations nécessaires pour permettre à celui-ci de voter.

Nouvelles exigences d’information relatives aux circulaires de sollicitation de procurations

Le Règlement 51-102 a été modifié afin de prévoir de nouvelles exigences d’information dans le cas où un émetteur utilise les procédures de notification et d’accès. La circulaire de sollicitation de procurations qui est préparée par un tel émetteur doit contenir ce qui suit, s’il y a lieu :

  • une mention du fait que l’émetteur envoie les documents reliés aux procurations aux porteurs inscrits ou aux porteurs véritables selon les procédures de notification et d’accès et, s’il a recours à l’assemblage, une description des types de porteurs inscrits ou de propriétaires véritables qui recevront un exemplaire imprimé de la circulaire de sollicitation de procurations et, le cas échéant, des états financiers annuels et du rapport de gestion annuel;
  • une mention du fait que l’émetteur envoie les documents reliés aux procurations directement à des propriétaires véritables non opposés;
  • une mention du fait que la direction de l’émetteur ne compte pas payer d’intermédiaire pour remettre aux propriétaires véritables opposés les documents reliés aux procurations et la demande d’instruction de vote faite par l’intermédiaire, et que les propriétaires véritables opposés ne recevront ces documents que si leur intermédiaire assume les frais d’envoi.

La version modifiée de l’Instruction générale relative au Règlement 51-102 mentionne que cette information est fournie pour expliquer aux propriétaires véritables qu’ils peuvent ne pas recevoir les mêmes documents reliés aux procurations que d’autres propriétaires véritables, ou n’en recevoir aucun même s’ils en ont fait la demande.

Le Règlement 54-101 et le Règlement 51-102 définissent maintenant l’expression « assemblage » et, lorsque cette expression est utilisée relativement à un émetteur qui utilise les procédures de notification et d’accès, elle désigne l’ajout d’un exemplaire imprimé de la circulaire de sollicitation de procurations et, le cas échéant, des états financiers annuels et du rapport de gestion annuel au jeu de documents de notification envoyé à certains propriétaires véritables. L’Instruction générale relative au Règlement 54-101 comprend maintenant une analyse de l’utilisation de l’assemblage et une mention selon laquelle le recours à l’assemblage peut être requis lorsqu’un émetteur ou un intermédiaire a reçu des instructions permanentes d’un porteur véritable concernant l’envoi à ce dernier d’exemplaires imprimés de la circulaire de sollicitation de procurations, des états financiers et du rapport de gestion, même lorsque l’émetteur utilise les procédures de notification et d’accès.


[1] Les émetteurs sont encore tenus de déposer leurs documents sur SEDAR.

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