Aujourd'hui, le 1er avril 2015, entrent en vigueur les amendements au Règlement sur la diffusion de l'information et sur la protection des renseignements personnels (« Règlement »). Comme nous le verrons ci-dessous, les modifications au Règlement visent à augmenter la diffusion proactive de l'information par les organismes publics assujettis.
La diffusion proactive est un axe majeur des « Orientations gouvernementales pour un gouvernement plus transparent, dans le respect du droit à la vie privée et la protection des renseignements personnels » rendu public le 17 mars 2015. Vous pouvez consulter notre bulletin Orientations gouvernementales pour un gouvernement plus transparent pour en connaître davantage sur ces orientations.
Le nombre de catégories d'information apparaissant dans la liste qui doit être diffusée de façon proactive passe de 15 à 28 (art. 4 du Règlement). Voici quelques modifications importantes :
1. Diffusion des documents transmis dans le cadre de toute demande d'accès, ce qui remplace le critère antérieur jugé trop subjectif, alors que seules les demandes qui présentent un « intérêt pour l'information du public » devaient faire l'objet de la diffusion proactive (par. 8);
2. Code élaboré prévoyant la diffusion systématique de l'information détaillée sur les dépenses encourues dans le cadre des fonctions : frais de déplacement, véhicules de fonction, dépenses de fonction, activités de réception et d'accueil et contrat de télécommunications mobiles (par. 16, 17, 18, 19, 20, 21 et 25);
3. Diffusion des renseignements relatifs aux formations suivies par les membres d'un organisme public, à l'interne ou à l'externe (par. 22 et 23);
4. Diffusion des renseignements relatifs aux contrats de publicité et de promotion (par. 24);
5. Diffusion des renseignements sur chaque bail d'un organisme public, incluant le montant du loyer (par. 27).
De façon générale, les organismes publics doivent diffuser avec diligence sur une section dédiée de leur site Internet les documents et les informations visés par le Règlement, incluant les documents transmis dans le cadre d'une demande d'accès à l'information, lesquels doivent être publiés dans les cinq jours ouvrables suivant leur transmission au demandeur d'accès (art. 5).
Il convient de rappeler que le Règlement ne s'applique pour le moment qu'aux organismes publics suivants : le gouvernement, le Conseil exécutif, le Conseil du trésor, les ministères et les organismes gouvernementaux.
Le gouvernement a toutefois annoncé son intention d'étendre à terme, dans un délai non défini, l'application du Règlement aux organismes municipaux, aux organismes scolaires, aux établissements de santé ou de services sociaux et aux ordres professionnels.
En résumé, les responsables d'accès à l'information auront des tâches importantes à assumer afin de se conformer à ces nouvelles exigences réglementaires. À notre connaissance, le gouvernement n'a pas alloué davantage de ressources aux organismes publics, si bien que le défi sera important pour se conformer à ces nouvelles obligations.
N'hésitez-pas à nous contacter si vous avez des questions au sujet de l'application du Règlement ou de la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels.