En réaction aux difficultés financières causées par la pandémie de COVID-19, le gouvernement canadien a introduit en avril 2020 la Subvention salariale d’urgence du Canada (la « SSUC »), l’un des plus importants programmes fiscaux de l’histoire du pays afin d’aider les entreprises à garder ou rappeler leurs employés au travail.
Durant l’été 2020, l’Agence du revenu du Canada (l’«ARC ») a annoncé que des ressources importantes seraient consacrées à la vérification des employeurs ayant fait une demande de SSUC, ne laissant aucun doute sur le sérieux de l’ARC à ce sujet. En septembre 2020, l’ARC est passée de la parole aux actes puisque les premières vérifications ont débuté, tel que le démontre la copie d’une lettre de vérification envoyée par l’ARC (disponible en anglais seulement).
Quels sont les documents demandés par l’ARC lors d’une vérification de la SSUC ?
La lettre de vérification informe l’employeur d’une « vérification à portée limitée » concernant sa demande de SSUC et dresse une liste substantielle de documents à fournir en vertu du paragraphe 231.1(1) de la Loi de l’impôt sur le revenu, soit notamment:
- Les livres et registres de l’entreprise, y compris les documents de gouvernance et les résolutions relatives à la demande de SSUC, le registre des actionnaires, de l’information concernant toutes les entités et entreprises au sein du groupe de sociétés, ainsi que les contrats relatifs aux prêts/avances interentreprises et aux employés;
- Les détails des revenus pour les années d’imposition 2019 et 2020, y compris le rapport mensuel des ventes, les journaux des ventes et des encaissements, les relevés bancaires, les écritures de régularisation, le bilan de rapprochement des revenus et les documents de travail détaillant la manière dont les revenus admissibles à la SSUC ont été déterminés;
- De l’information sur le calcul de la baisse des revenus aux fins de la SSUC, y compris des documents de travail détaillés pour la période de référence actuelle et antérieure, la politique de reconnaissance des revenus pour tous les éléments inclus dans les revenus ainsi que de l’information concernant les périodes admissibles qui ont été jugées conformes au critère de la baisse des revenus;
- De l’information générale sur la paie, y compris une version détaillée du journal de paie par période de paie et par employé ainsi que les documents de travail réconciliant les données sur la paie dans le cadre des demandes de SSUC, les données de calcul manuel pour les périodes de paie irrégulières, la liste des employés en congé et les dates desdits congés, les contrats de travail de tous les employés de même que la preuve de paiement de la paie aux employés;
- De l’information relative à toute autre subvention et programme gouvernementaux qui ont une incidence sur la demande de SSUC, à savoir la Subvention salariale temporaire de 10 % et le programme de Travail partagé, ainsi que toutes les pièces justificatives relatives aux montants demandés;
- Une copie signée de l’attestation déposée avec la demande de SSUC;
- Divers renseignements et documents concernant les choix effectués dans le cadre de la demande de SSUC;
- Des renseignements sur les employés qui ne sont pas payés pendant plus de 14 jours, sur les employés non-résidents, sur les employés ayant un lien de dépendance avec l’employeur ainsi que sur les entrepreneurs indépendants; et
- Le détail des revenus « exclus » du poste de revenus admissibles avec une ventilation détaillée des postes extraordinaires, des revenus provenant de personnes liées non résidentes, des revenus provenant de personnes ayant un lien de dépendance et des subventions publiques.
Par ailleurs, le délai de réponse pour fournir les informations et les pièces justificatives énumérées dans la « lettre de contact initial » ne devrait pas dépasser « 10 jours ouvrables » selon l’ARC, ce qui est un délai serré à respecter compte tenu du travail requis pour préparer une réponse complète.
Il convient de noter qu’une demande inexacte, incomplète ou mal documentée pourrait avoir des conséquences importantes. Un employeur qui serait considéré comme n’ayant pas rempli les conditions d’admissibilité suite à la vérification devra rembourser les montants versés dans le cadre de la SSUC, plus les intérêts. De plus, tout employeur ayant fait une déclaration fausse ou trompeuse dans sa demande pourrait être soumis à des amendes et à des pénalités pouvant atteindre jusqu’à 275 % des montants réclamés. De même, la personne qui a certifié l’exactitude d’une demande qui s’avère inadmissible pourrait personnellement encourir une pénalité pouvant s’élever jusqu’à 100 000 $.
Compte tenu de ces conséquences financières, il est fortement recommandé aux employeurs qui ont fait une demande de SSUC d’examiner leur dossier afin de se préparer à une vérification éventuelle de l’ARC.
Comment se préparer à la vérification d’une demande de SSUC
Les employeurs qui ont fait une demande de SSUC seront vérifiés par l’ARC. Il est important d’obtenir les conseils juridiques appropriés afin de :
- clarifier les zones grises concernant l’admissibilité de l’employeur à la SSUC;
- bien appuyer la demande de SSUC, ce qui implique de documenter chaque élément énuméré dans la lettre de vérification de l’ARC, y compris les parties ou les positions plus à risque de la demande;
- bénéficier de la protection offerte par le secret professionnel de l’avocat sur toutes les communications avec votre conseiller juridique;
- être dans une meilleure position pour invoquer une défense de diligence raisonnable dans l’éventualité où l’ARC envisagerait d’imposer des pénalités.
Que vous fassiez ou non l’objet d’une vérification, des conseils juridiques appropriés sont impératifs pour identifier et limiter les conséquences négatives d’une demande de SSUC et pour vous aider à préparer vos livres et registres en vue d’une éventuelle vérification. Notre équipe d’experts sera en mesure de répondre à vos questions et de vous guider dans les prochaines étapes.