Les employeurs comptant 50 employés ou plus en Colombie-Britannique sont tenus de produire un rapport sur la transparence salariale au plus tard le 1er novembre 2026, élargissant ainsi considérablement la portée de la loi sur la transparence salariale de la province, la Pay Transparency Act (la « Loi ») et de son règlement, le Pay Transparency Regulation (le « Règlement »).
Les employeurs dont le nombre d’employés approche ce seuil devraient vérifier dès maintenant s’ils sont visés par cette nouvelle obligation et, s’il y a lieu, recueillir les données requises sur le genre et la rémunération afin de produire un rapport sur la transparence salariale à l’aide de l’outil de déclaration en ligne du gouvernement de la Colombie-Britannique.
1. Employeurs visés
Les obligations de déclaration s’appliquent aux employeurs dont le nombre d’employés en Colombie-Britannique (en présentiel ou en télétravail) dépasse un certain seuil. Ces obligations ont été mises en place progressivement selon les seuils suivants :
- 2024 : les employeurs comptant 1 000 employés ou plus en Colombie-Britannique étaient tenus de produire un rapport au plus tard le 1er novembre 2024.
- 2025 : les employeurs comptant 300 employés ou plus en Colombie-Britannique étaient tenus de produire un rapport au plus tard le 1er novembre 2025.
- 2026 : les employeurs comptant 50 employés ou plus en Colombie-Britannique sont tenus de produire un rapport au plus tard le 1er novembre 2026.
2. Employés visés
Ni la Loi ni le Règlement ne définissent clairement le terme « employé » aux fins des obligations de déclaration. Le gouvernement de la Colombie-Britannique conseille aux employeurs d’appliquer les critères de la direction des normes d’emploi pour déterminer si une personne est considérée comme un employé en Colombie-Britannique au sens de l’Employment Standards Act. Bien que le lieu de travail de l’employé dans la province est généralement le facteur déterminant, il faut procéder à une analyse factuelle et contextuelle visant à établir s’il existe un lien suffisant entre le travail de la personne et la province.
Pour identifier les employés visés, les employeurs doivent notamment tenir compte des facteurs suivants :
- Lieu de résidence en Colombie-Britannique;
- Travail effectué en Colombie-Britannique;
- Nature du travail effectué en Colombie-Britannique.
Les employeurs devraient également vérifier si les employés relevant de structures hiérarchiques différentes sont employés par la même personne morale : les employés d’une autre entité juridique ne doivent pas être inclus dans le même rapport.
3. Travailleurs occasionnels et entrepreneurs
L’obligation de déclaration ne vise que les « employés ». Les entrepreneurs indépendants et les travailleurs occasionnels (p. ex. personnel d’une agence de placement) qui ne sont pas légalement des employés de l’employeur déclarant sont exclus du rapport et du calcul du seuil des effectifs.
4. Définition de « rémunération »
En vertu de la Loi, le terme « rémunération » (pay) désigne : le salaire, la paie ou les commissions versés en contrepartie d’un travail ou de services; les primes d’encouragement liées aux heures travaillées, à la production ou à l’efficacité; ainsi que les autres paiements discrétionnaires qui ne sont liés ni aux heures travaillées, ni à la production, ni à l’efficacité. Le Règlement exige des employeurs qu’ils déclarent les écarts de rémunération selon le genre en précisant la rémunération horaire moyenne et médiane, la rémunération des heures supplémentaires, le nombre d’heures supplémentaires et le montant des primes, chacun de ces éléments étant définis aux fins de la production des rapports.
5. Collecte de renseignements sur le genre
Les employeurs doivent déployer des efforts raisonnables pour recueillir, auprès de leurs employés, les renseignements sur le genre dont ils ont besoin pour préparer le rapport. Ils doivent également les informer des fins auxquelles ces renseignements sont recueillis au moment de la collecte. Les employeurs sont invités à se référer à la norme de la Colombie-Britannique sur les données relatives au genre et au sexe (Gender and Sex Data Standard) pour recueillir les renseignements sur le genre : Homme, Femme, Personne non binaire et Je ne sais pas/Je préfère ne pas répondre.
La communication de renseignements sur le genre doit se faire sur une base volontaire; si un employé choisit de ne pas les fournir, ses données salariales seront comprises dans le rapport, mais son genre n’y sera pas précisé. Les renseignements sur le genre recueillis aux fins du rapport sur la transparence salariale ne doivent pas être utilisés à d’autres fins, à moins que l’employeur n’ait obtenu un consentement distinct de l’employé ou que la loi en exige autrement l’utilisation.
Les employés doivent pouvoir mettre à jour leurs renseignements ou en demander le retrait en tout temps. Les employeurs demeurent responsables du traitement de ces renseignements personnels conformément aux obligations qui leur incombent en vertu de la Freedom of Information and Protection of Privacy Act ou de la Personal Information Protection Act, selon le cas.
6. Préparation et soumission du rapport
Les rapports sur la transparence salariale sont préparés et soumis au moyen de l’outil en ligne du gouvernement de la Colombie-Britannique prévu à cette fin : paytransparency.fin.gov.bc.ca. Les employeurs doivent disposer d’un compte Business BCeID pour accéder à l’outil; ceux qui n’en ont pas encore doivent s’inscrire en ligne (bceid.ca) pour pouvoir ouvrir une session et soumettre leur rapport.
7. Date limite de soumission et de publication du rapport
Les employeurs doivent soumettre et publier leur rapport sur la transparence salariale au plus tard le 1er novembre de chaque année. Les employeurs disposant d’un site Web accessible au public doivent y publier leur rapport. Ceux qui n’en ont pas doivent mettre le rapport à la disposition de leurs employés sur leur lieu de travail. Ils doivent également le transmettre aux membres du public qui en font la demande.
8. Application de la loi
À l’heure actuelle, la loi ne prévoit aucune sanction en cas de manquement aux obligations de déclaration. Toute personne peut signaler un manquement présumé à la direction de la transparence salariale, qui pourra alors rappeler à l’employeur quelles sont ses obligations. Les employeurs doivent garder à l’esprit que ce cadre est relativement nouveau et que certains pouvoirs visant à assurer l’application de la loi pourraient être instaurés ultérieurement.
Points à retenir pour les employeurs
Les employeurs devraient vérifier dès maintenant, selon leur nombre d’employés, si leur organisation est assujettie aux obligations de déclaration pour l’année en cours ou une année antérieure.
