L'Espace RH est rédigé sous la direction de Louise Béchamp, de Karen M. Sargeant et de Brian P. Smeenk
Nous savons tous que les employés ont le devoir de participer au processus d’accommodement. Cette participation comprend même la transmission par l’employé à l’employeur de la documentation médicale appropriée. Si un employé fait défaut de transmettre une telle documentation, pouvez-vous le discipliner? Pas nécessairement selon un arbitre de l’Ontario qui a conclu (PDF - disponible en anglais seulement), malgré l’obligation de l’employé de participer au processus d’accommodement, qu’un employeur n’était pas habilité à imposer des mesures disciplinaires à un employé qui a fait défaut de consentir à la transmission de renseignements médicaux personnels pour justifier des absences répétées s’échelonnant sur huit ans. Il peut tout de même y avoir des conséquences pour l’employé.
Les faits
Le plaignant occupait un emploi de travail général. Au cours de ses 12 années d’emploi, il s’est absenté régulièrement du travail durant les mois d’été, se justifiant par de brefs billets médicaux. Il a refusé de fournir d’autres renseignements médicaux, faisant valoir que son employeur pourrait ainsi être mis au courant de son état médical.
Lorsque l’employé a de nouveau transmis un bref billet médical précisant qu’il était « inapte au travail » pour les quatre prochaines semaines en juin 2011, suivi d’un billet similaire en juillet 2011, l’employeur a communiqué avec le plaignant pour lui demander plus de détails sur ses restrictions actuelles et sur les accommodements possibles. Le plaignant a répondu en riant, tout simplement.
À la suite de cette conversation téléphonique, l’employeur a transmis une lettre demandant plus de détails afin d’envisager des accommodements possibles. À cette lettre étaient joints un formulaire d’autorisation et une lettre demandant au médecin du plaignant de transmettre à l’employeur des renseignements médicaux de sorte que le plaignant puisse profiter de meilleurs accommodements. Notant que le plaignant avait ri lors de la demande précédente, la société a précisé ce qui suit : « veuillez noter que votre réponse est totalement inacceptable. Si vous n’offrez pas votre collaboration, sans justification raisonnable, vous serez assujetti à des mesures disciplinaires pouvant aller jusqu’au congédiement ».
Le plaignant n’a pas signé le formulaire d’autorisation ni transmis le formulaire ou la lettre jointe à son médecin traitant.
L’employeur a transmis des lettres et des formulaires d’autorisation similaires au plaignant en 2011 et 2012, l’avisant que le défaut de transmettre les renseignements nécessaires l’assujettirait à des mesures de discipline pouvant aller jusqu’à la terminaison d’emploi.
Le plaignant a continué de faire défaut de transmettre les lettres à son médecin. Il a ensuite reçu une suspension de trois jours, une suspension de dix jours, puis ultimement, il a été congédié.
La décision
L’arbitre Gee a soutenu que le plaignant ne faisait pas preuve d’insubordination lorsqu’il a refusé de consentir à transmettre ses renseignements médicaux personnels.
L’arbitre a examiné les obligations respectives de l’employeur et de l’employé dans le cadre du processus d’accommodement, réaffirmant que l’employeur est habilité à demander une preuve suffisante pour justifier les absences d’un employé et qu’il peut étudier la possibilité d’un accommodement différent.
L’arbitre a également réitéré le devoir de l’employé de participer pleinement au processus d’accommodement, précisant qu’un employé ne peut forcer un employeur à lui accorder du temps libre durant ses heures de travail tout en refusant de consentir à la transmission de renseignements médicaux pouvant permettre d’identifier d’autres choix d’accommodement. Bien que les employés ont droit à l’accommodement, ils ne peuvent se prévaloir de l’accommodement « de leur choix ».
De plus, l’employeur, dans la présente cause, avait une raison légitime d’enquêter sur le schéma passé des absences. L’intérêt de l’employeur à obtenir des renseignements médicaux suffisants ne prenait pas fin au moment où le plaignant était médicalement autorisé à un retour au travail.
Toutefois, l’arbitre a précisé que les employeurs ne peuvent imposer des mesures disciplinaires à un employé qui refuse de transmettre ses renseignements personnels sur la santé. En se fondant sur l’article 18 de la Loi de 2004 sur la protection des renseignements personnels sur la santé (Ontario) qui exige le consentement d’un particulier à la collecte, à l’utilisation ou à la divulgation de renseignements personnels sur la santé, l’arbitre a conclu qu’un employeur ne peut user de coercition envers un employé pour lui faire signer une autorisation de transmission de renseignements. Une telle mesure ferait en sorte que le médecin « contreviendrait à son insu à la [Loi] », ce qui « est en contravention des protections accordées par la [Loi], et ne peut être toléré ».
Par conséquent, l’arbitre a annulé les suspensions et la cessation d’emploi. L’arbitre a indiqué toutefois qu’un employeur pourrait placer un employé en congé administratif sans solde jusqu’au moment où il lui transmet les renseignements qui sont « légitimement associés au processus d’accommodement » et qu’il collabore au développement d’un plan d’accommodement éventuel.
Points à retenir pour les employeurs
Cette décision ne modifie pas le droit de l’employeur de demander des renseignements médicaux suffisants relativement aux limites, restrictions et besoins liés à une incapacité d’un employé en vue d’évaluer les exigences d’accommodement de l’employé. Dans le même ordre d’idées, la décision réaffirme l’obligation de l’employé de participer pleinement au processus d’accommodement.
Clairement, toutefois, cette décision précise que les employés peuvent refuser de consentir à transmettre des renseignements médicaux. Le même processus est susceptible de s’appliquer partout au pays, étant donné que la plupart des provinces disposent d’une législation similaire en matière de renseignements personnels sur la santé. Toutefois, les employés qui refusent un tel consentement ne le font pas sans risque. Dans les mots mêmes de l’arbitre, les employés qui refusent de consentir à la communication des renseignements médicaux pertinents doivent être prêts « à accepter les conséquences qui découlent de leur position ». Ces conséquences pourraient comprendre une suspension administrative sans solde. En d’autres termes, ce constat est une bonne nouvelle pour les employeurs.