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Bulletin

Gare à ce que vous écrivez dans les dossiers de vos franchisés!

Fasken
Temps de lecture 8 minutes
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Bulletin franchisage

Tout franchiseur bien organisé se fait un devoir de maintenir des dossiers complets et à jour sur chacun de ses franchisés ainsi que sur ses actionnaires, administrateurs, dirigeants et gestionnaires.

Ces dossiers peuvent souvent comprendre des résultats de tests (psychométriques et autres), des rapports d'évaluation ou d'inspection ainsi que des copies d'avis, de lettres et de courriels (externes et internes), des notes (par exemple, de rencontres et de conversations) et, parfois aussi, des commentaires et des remarques (pas toujours très flatteuses) portant sur le franchisé, ses dirigeants et ses actionnaires.

Savez-vous que tout franchisé, de même que tous ses actionnaires, dirigeants, administrateurs, gestionnaires et employés, ont, en tout temps et sans avoir à justifier quelque motif que ce soit pour s'en prévaloir, le droit de consulter tous les renseignements personnels les concernant contenus dans tout dossier tenu par le franchiseur sur eux?

Dans le cas de personnes physiques (tel, par exemple, les gestionnaires, dirigeants, administrateurs, actionnaires et employés du franchisé, de même que le franchisé lui-même s'il est une personne physique), le dossier du franchiseur et tous les renseignements personnels qui y sont contenus sont assujettis à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, laquelle prévoit notamment le droit (sujet cependant à certaines exceptions, dont le cas où une telle divulgation risquerait vraisemblablement « d'avoir un effet sur une procédure judiciaire dans laquelle l'une ou l'autre de ces personnes a un intérêt ») de toute personne de recevoir, sur simple demande, communication de tous les renseignements personnels la concernant contenus à ce dossier et d'en obtenir copie, ainsi qu'un recours à la Commission d'accès à l'information si ce droit d'accès n'est pas respecté de la manière et dans les délais prévus à cette loi.

L'exercice de ce droit d'accès est clairement prévu par plusieurs articles de Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé et le défaut de respecter ce droit « avec diligence et au plus tard dans les 30 jours de la date de réception de la demande » peut être sanctionné par diverses sanctions, dont une « amende de 1 000 $ à 10 000 $ et, en cas de récidive, d'une amende de 10 000 $ à 20 000 $ ».

Est assujetti à Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, « tout renseignement qui concerne une personne physique et permet de l'identifier » « quelle que soit la nature de leur support et quelle que soit la forme sous laquelle ils sont accessibles: écrite, graphique, sonore, visuelle, informatisée ou autre ».

Cette même loi exige aussi du franchiseur qu'il obtienne le consentement préalable explicite de toute personne physique à l'égard de laquelle il détient un dossier contenant des renseignements personnels la concernant avant de communiquer à quelque tierce personne (par exemple, un bailleur, une institution financière ou une société de financement) et de recueillir de quelque tierce personne tout tel renseignement personnel.

Qu'en est-il des renseignements détenus sur une société qui, n'étant évidemment pas une personne physique, ne bénéficie pas de la protection de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé

Plusieurs personnes, dont des franchiseurs, croient, à tort, qu'en raison du fait que la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé ne protège que les renseignements personnels de personnes physiques, les renseignements détenus dans un dossier portant sur une personne morale (telle une société par actions) ne sont pas protégés par la loi et que, contrairement à une personne physique, une personne morale n'a pas accès au dossier détenu sur elle.

Tout au contraire, les articles 37 à 41 du Code civil du Québec traitent des dossiers et des renseignements détenus concernant toute personne, autant morale (telle une société) que physique.

Ces articles stipulent des droits semblables, à plusieurs égards, à ceux prévus à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, dont l'obligation pour le détenteur du dossier d'obtenir un consentement préalable de toute personne sur laquelle il veut détenir des renseignements ainsi que le droit de cette personne de consulter son dossier et d'en obtenir une copie.

La grande différence entre les personnes physiques et les personnes morales consiste dans le fait que seules les personnes physiques peuvent recourir à la Commission d'accès à l'information alors que, quant à elles, les personnes morales sont tenues de recourir à un tribunal si leurs droits ne sont pas respectés.

Dans le contexte de difficultés ou d'un risque de différend avec un franchisé, il est donc tout à fait possible que le franchisé, ses dirigeants, ses administrateurs, ses actionnaires, ses gestionnaires ou ses employés (souvent sur les conseils d'avocats) exigent de consulter et d'obtenir copie de tout dossier détenu par le franchiseur contenant des renseignements sur eux.

Le franchiseur sera alors légalement tenu de leur transmettre copie de ce dossier, lequel peut parfois contenir des notes, des échanges (souvent des courriels), des remarques, des évaluations ou des commentaires que les dirigeants et représentants du franchiseur ne prévoyaient pas avoir à divulguer et qui peuvent s'avérer compromettants pour lui ou, encore, le mettre quelque peu dans l'eau chaude (par exemple, quant à son appréciation du franchisé, quant à ses intentions vis-à-vis lui ou quant à ses projets à l'égard de cette franchise).

Il est donc important pour tout franchiseur, ainsi que pour ses dirigeants et ses représentants, d'être conscients que le contenu de leurs dossiers, de leurs communications (même internes) et de leurs notes, « quelle que soit la nature de leur support et quelle que soit la forme sous laquelle ils sont accessibles: écrite, graphique, sonore, visuelle, informatisée ou autre », contenant quelque renseignement personnel portant sur un franchisé, sur l'un de ses dirigeants, administrateurs, actionnaires, employés, ou sur toute autre personne, peut éventuellement devoir être divulgué à ces personnes.

Une fois qu'une demande d'accès ou de copie lui est adressée, le franchiseur devra s'y conformer et il sera trop tard pour tenter de détruire ou de soustraire certains éléments de son dossier (ce qui constituerait alors aussi une infraction).

Autant il est important pour un franchiseur de tenir à jour des dossiers complets sur ses franchisés, autant le franchiseur doit-il faire bien attention aux renseignements qui y sont colligés.

Fasken possède toute l'expertise et toutes les ressources nécessaires (dont une équipe chevronnée en matière de renseignements personnels) pour bien protéger vos droits, tout en évitant les pièges potentiels.

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