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Vos clauses de rapports et de transmission de données financières sont-elles désuètes?

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Bulletin Franchisage

S’il est un domaine qui a été grandement touché par l’évolution de la technologie au cours de la dernière décennie, c’est bien celui de la transmission par les franchisés de leurs rapports et données financières.

Il y a à peine dix ans, dans la plupart des réseaux de franchise, les franchisés devaient préparer et transmettre périodiquement (généralement une fois par mois, une fois par période de quatre semaines ou une fois par semaine) un rapport écrit des ventes brutes de leur entreprise franchisée, lequel était souvent accompagné du paiement des redevances et des contributions au fonds de publicité calculé sur la base de ces ventes brutes pour la période écoulée.

Quoique certains réseaux de franchises fonctionnent toujours sur ce modèle, une bonne majorité de franchiseurs utilise maintenant des outils technologiques pour accéder aux données sur les ventes, ainsi qu’à plusieurs autres données financières, des entreprises franchisées de leurs réseaux.

Ces outils permettent notamment au franchiseur d’avoir accès en temps réel aux données requises pour calculer les redevances et les autres contributions payables par les franchisés. Ils permettent aussi au franchiseur d’obtenir un paiement rapide, par voie de transferts bancaires automatisés, de ses redevances et autres contributions calculées sur la base des ventes ou des revenus de ses franchisés.

À un autre niveau tout aussi important, ces outils permettent au franchiseur de bien suivre la situation financière des entreprises de ses franchisés afin notamment de diagnostiquer rapidement toute situation problématique ou hors norme et, au besoin, d’intervenir pour aider le franchisé à la corriger.

Certains logiciels comportent d’ailleurs, à cette fin, des fonctions qui génèrent une alerte lorsque certains critères préétablis ne sont pas atteints ou sont dépassés au-delà d’un écart particulier et une fonctionnalité de tableau de bord permettant au franchiseur d’avoir rapidement un portrait de l’évolution de la situation financière de son réseau dans son ensemble et, sur un simple clic, de certains franchisés en particulier.

Cette évolution rapide de la manière dont un franchiseur obtient les données financières de ses franchisés doit cependant être reflétée dans les clauses de sa convention de franchise.

Ainsi, les clauses traditionnelles prescrivant certains rapports devant être préparés et transmis périodiquement par les franchisés sont, pour bien des réseaux, devenues désuètes et doivent être remplacées par de nouvelles clauses tenant compte des outils technologiques et comptables utilisés aujourd’hui par le réseau de franchises.

D’autres clauses doivent aussi être ajoutées à la convention de franchise pour bien refléter la manière dont le franchiseur accède aux données financières de ses franchisés, ainsi que les obligations de chaque franchisé visant à assurer la pertinence et la justesse de ces données.

Malgré cette importante évolution technologique, certains documents financiers, dont les états financiers annuels du franchisé et des rapports sur l’évolution et la mise en œuvre de projets et changements, demeurent pertinents et utiles pour un franchiseur.

Ainsi, dans la mise à jour des clauses traitant des rapports et des renseignements financiers exigés des franchisés, il ne faut donc pas oublier de préserver le droit pour le franchiseur d’exiger les rapports et renseignements financiers auxquels il n’a pas accès directement avec la technologie qu’il utilise.

De la même manière, certains documents, tels des états financiers annuels (avec rapport d’audit ou de mission d’examen) complets, comprenant les notes afférentes, demeurent toujours utiles pour attester et confirmer les renseignements financiers reçus au cours de l’année et pour fournir au franchiseur certains renseignements financiers additionnels qui pourront s’avérer pertinents pour lui. Il est donc approprié de conserver, dans la convention de franchise, les clauses qui en traitent (comprenant autant la clause stipulant l’obligation du franchisé de faire préparer de tels états financiers, avec un rapport d’audit ou de mission d’examen, par un comptable professionnel agréé indépendant que celle stipulant l’obligation du franchisé d’en transmettre un exemplaire complet au franchiseur dans un délai prédéterminé à compter de la fin de chaque exercice financier).

Il est aussi souvent utile de conserver la clause prescrivant une date obligatoire de fin de chaque exercice financier du franchisé (afin de permettre une meilleure comparaison entre les états financiers des franchisés).

Par contre, selon la technologie utilisée par le franchiseur, les clauses traitant de la remise périodique de rapports des ventes (ou des revenus) et de divers autres renseignements financiers, de même que les clauses traitant des modalités de paiement des redevances et des autres contributions calculées en fonction des ventes ou des revenus bruts du franchisé, peuvent être remplacées par des clauses stipulant notamment les obligations suivantes de la part de chaque franchisé :

  1. L’obligation d’acquérir, de louer, de tenir à jour et d’utiliser les outils (équipements, logiciels, plateformes, etc.) technologiques prescrits, de temps à autre, par le franchiseur, et seulement ceux-ci;
  2. L’obligation d’entrer et d’enregistrer promptement et entièrement dans ces outils technologiques tous les renseignements financiers qui doivent y être entrés, et de maintenir constamment ces entrées à jour;
  3. L’obligation de signer toute entente (notamment tout contrat de licence, tout contrat de service et tout contrat d’entretien) prescrite par le franchiseur;
  4. L’obligation d’adhérer à toute plateforme et à tout outil de communication prescrits par le franchiseur pour permettre la transmission des données du franchisé au franchiseur et l’accès direct par le franchiseur aux outils technologiques du franchisé, ainsi que l’obligation de maintenir telle communication et tel accès disponibles au franchiseur en tout temps;
  5. L’obligation de permettre au franchiseur d’accéder à distance et en temps réel, en tout temps (vingt-quatre (24) heures par jour, sept (7) jours sur sept), par internet ou de toute autre manière prescrite par le franchiseur, aux systèmes et outils comptables, informatiques et, le cas échéant, de caisses électroniques de l’entreprise franchisée, afin notamment, mais non limitativement, d’y vérifier les données concernant les achats, les ventes, les revenus, les stocks et les autres transactions;
  6. L’obligation d’adhérer, et de maintenir en tout temps son adhésion, à tout système de paiements préautorisés, par voie de virements électroniques, prescrit par le franchiseur pour le paiement de toute somme due au franchiseur et à toute entité apparentée au franchiseur, ainsi que l’obligation de signer toute entente et tout autre document requis aux fins de tel système de paiements préautorisés.

     

Si le franchiseur conçoit, fait concevoir ou utilise des outils technologiques qui lui sont propres, il est aussi pertinent de prévoir à la convention de franchise certaines clauses pour bien protéger ses droits de propriété intellectuelle sur ceux-ci.

Comme toutes les autres clauses d’une convention de franchise, ces clauses doivent être adaptées aux modes de fonctionnement du franchiseur ainsi qu’aux outils utilisés par celui-ci.

Elles devraient aussi être suffisamment flexibles pour s’adapter facilement à tout changement que le franchiseur pourrait vouloir apporter et à tout nouvel outil que le franchiseur pourrait vouloir utiliser pendant la durée du contrat.

Fasken possède toute l’expérience et toutes les ressources nécessaires pour vous aider à rédiger des ententes complètes, adéquates et qui protègent bien vos droits, tout en évitant les pièges potentiels.

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