Vos clauses concernant votre fonds de publicité sont-elles complètes? Voici une liste de vérification pour vous en assurer

Pour certains rédacteurs de conventions de franchise, les clauses relatives au fonds de publicité d’un réseau sont similaires d’un réseau à un autre et ne nécessitent aucune attention particulière.

N’a-t-on pas qu’à stipuler l’obligation de chaque franchisé à contribuer à un fonds de publicité géré par le franchiseur, le taux (ou le montant) de la contribution publicitaire et ses modalités de paiement, un peu à la manière de la redevance?

Or, ceci est bien loin d’être suffisant!

Au cours des récentes années, les fonds de publicité et leur gestion par des franchiseurs ont fait l’objet de questionnements, voire de différends, de plus en plus importants de la part de franchisés et d’associations de franchisés.

L’une des principales causes de ces questionnements et différends résulte souvent du fait que la convention de franchise est silencieuse sur plusieurs enjeux liés à la gestion par le franchiseur du fonds de publicité.

Votre convention de franchise couvre-t-elle bien les principaux enjeux liés à la gestion de votre fonds de publicité?

Pour le savoir, voici, sous forme de questions, une liste de vérification de sujets pour lesquels vous devriez trouver une réponse claire dans votre convention de franchise :

1. Quel est le taux, ou le montant, de la contribution exigée de chaque franchisé? 
2. Quelles sont les modalités et les échéances de paiement de cette contribution?
3. Si le franchiseur, ou une société apparentée au franchiseur, exploite une ou plusieurs entreprises de son réseau, le franchiseur doit-il aussi contribuer de la même manière au fonds de publicité pour ses entreprises?
4. Le taux, ou le montant, de la contribution au fonds de publicité peut-il être modifié si les besoins ou les circonstances le requièrent? Si oui, qui peut amorcer un tel changement, qui doit l’approuver et quel processus doit être suivi pour y procéder?
5. De la même manière, une contribution spéciale peut-elle être exigée des franchisés en certaines circonstances? Si oui, quel est le processus décisionnel pour établir, et approuver, une telle contribution spéciale ?
6. À quelles fins le fonds de publicité peut-il être utilisé?

   Avec le développement de plus en plus rapide de nouvelles formes de publicité, de promotion et de communication faisant notamment appel à la technologie (tels l’internet, les réseaux sociaux, les diverses plateformes de marketing, le metaverse, etc.), cette question deviendra de plus en plus importante pour plusieurs réseaux.

   À titre d’exemples, le fonds de publicité peut-il être utilisé pour  :

   1. Concevoir et maintenir un ou des sites internet?
   2. Concevoir et maintenir des applications technologiques?
   3. Faire de la publicité sur des plateformes informatiques ou des réseaux sociaux?
   4. Participer à des salons, à des expositions, à des congrès et à des évènements promotionnels ou de relations publiques?
   5. Concevoir, produire et diffuser divers outils, et participer à des activités et des évènements aux fins du recrutement de nouveaux franchisés?
   6. Développer des outils de vente en ligne?
   7. Faire des études de marché et diverses recherches en marketing ou en développement de nouveaux produits ou services?
   8. Verser des dons ou des commandites à des œuvres caritatives ou communautaires?
   9. Mettre en place et entretenir un système central de commandes ou de service à la clientèle (par voie téléphonique ou informatique)?
7. Les montants détenus dans le fonds de publicité doivent-ils être investis en publicité à l’intérieur d’une période donnée (par exemple, à l’intérieur d’un exercice financier)? Si oui, quelle est cette période?
8. Les montants détenus dans le fonds de publicité doivent-ils être investis en publicité à l’intérieur d’un territoire déterminé (par exemple, à l’intérieur d’une région ou d’une province)? Si oui, quel est ce territoire?
9. Le franchiseur peut-il retirer du fonds de publicité divers frais et dépenses de nature administrative tels que :
   1. Des frais ou honoraires pour la gestion du fonds de publicité? Si oui, à quel taux ou pour quel montant?
   2. Des coûts pour la préparation de tout état ou rapport comptable du fonds de publicité?
   3. Des frais juridiques pour la rédaction ou la négociation de toute entente liée aux activités du fonds de publicité?
   4. Des frais légaux pour la perception de tout montant dû au fonds de publicité?
10. Le franchiseur peut-il faire des avances au fonds de publicité?

     Si oui :

    1. Qui prend la décision de verser de telles avances et quant à leur montant?
    2. Ces avances portent-elles intérêt et, si oui, à quel taux?
    3. À quelles échéances ces avances, ainsi que les intérêts sur celles-ci, doivent-elles être remboursées?
11. Le franchiseur doit-il maintenir une comptabilité distincte des contributions payables et payées au fonds de publicité et des dépenses et déboursés faits à partir de ce fonds?
12. Le franchiseur doit-il utiliser un compte de banque distinct pour le fonds de publicité?
13. Le franchiseur doit-il faire rapport aux franchisés des revenus et dépenses du fonds de publicité?

     Si oui :

    1. À quelle fréquence et à quel moment?
    2. De quelle manière?
    3. Sous quelle forme?
    4. Quel est le contenu requis de chaque rapport?
    5. Quels sont les renseignements qui n’ont pas à être divulgués aux franchisés?
14. Les franchisés doivent-ils être consultés à l’égard des décisions relatives au fonds de publicité? Si oui, quand et de quelle manière (par exemple, par le biais d’un comité consultatif de publicité)?
15. L’accord des franchisés est-il requis pour certaines décisions relatives au fonds de publicité (par exemple, pour toute augmentation de la contribution requise ou toute contribution spéciale)?

     Si oui :

    1. De quelle manière cet accord doit-il être obtenu?
    2. Quel est le processus à être suivi pour obtenir cet accord?
    1. Quelle proportion des franchisés est requise pour l’obtention de cet accord?
    2. Comment cette proportion est-elle calculée : par franchisé, par établissement, selon le montant des contributions ou d’une autre manière?
    3. Les entreprises exploitées par le franchiseur ou par une société apparentée au franchiseur sont-elles comptées dans cette proportion?
16. Les franchisés, ou leurs représentants, ont-ils accès aux livres, registres et pièces justificatives du fonds de publicité? Si oui, à quelle fréquence et selon quelles modalités?
17. À la fin de la durée de la convention de franchise d’un franchisé, le franchisé a-t-il droit de récupérer le solde non alors dépensé de ses contributions au fonds de publicité?

Si vous ne trouvez pas, dans votre convention de franchise, une réponse claire à chacune de ces questions, peut-être serait-il temps de la réviser et de la mettre à jour.

Il est important de noter que cette liste n’est pas exhaustive. Certains enjeux particuliers à certains secteurs d’activités et au mode de fonctionnement de certains franchiseurs n’y sont pas abordés.

Ceci est notamment le cas pour les quelques franchiseurs qui utilisent une entité distincte (par exemple, une société apparentée ou une coopérative de franchisés) pour gérer le fonds de publicité de leur réseau. Une telle structure nécessite quelques clauses particulières dans la convention de franchise ainsi qu’une entente entre le franchiseur et cette entité distincte.

C’est aussi le cas pour les franchiseurs qui utilisent plusieurs fonds de publicité (par exemple, des fonds de publicité régionaux) qui nécessitent aussi des clauses additionnelles particulières.

À tout évènement, il est toujours préférable de faire appel aux services d’avocats experts en franchisage pour rédiger ces clauses (ainsi que, d’ailleurs, toute convention de franchise).

Fasken possède toute l’expertise et toutes les ressources nécessaires pour vous aider à rédiger des ententes complètes, adéquates et qui protègent bien vos droits, tout en évitant les pièges potentiels.