Les sociétés fermées régies par la Loi canadienne sur les sociétés par actions (LCSA) devraient s’assurer que les renseignements contenus dans leur registre des particuliers ayant un contrôle important (PCI) sont complets, exacts et à jour. Corporations Canada a commencé à envoyer des avis d’enquête officielle à certaines sociétés régies par la LCSA concernant le dépôt de leur registre des PCI, en particulier à celles ayant déclaré ne pas avoir de tels particuliers.
Depuis juin 2019, la plupart des sociétés fermées régies par la LCSA sont tenues de préparer et de tenir à jour un registre des PCI. Ce registre permet d’identifier les particuliers qui détiennent ou contrôlent ultimement une société. Il fait partie d’un régime plus large du gouvernement fédéral en matière de transparence des sociétés, dans la lutte contre la fraude fiscale, le blanchiment d’argent et le financement du terrorisme. Pour en savoir davantage sur les renseignements devant figurer dans un registre des PCI, veuillez consulter notre bulletin « Nouvel élan pour la transparence des entreprises : des sociétés fermées devront bientôt fournir au gouvernement fédéral des renseignements sur la propriété effective ».
Depuis le 22 janvier 2024, toutes les sociétés régies par la LCSA sont également tenues de déposer auprès de Corporations Canada certains renseignements tirés de leur registre des PCI ou concernant leur exclusion de cette obligation. Ces dépôts sont généralement requis lors de la constitution en société, dans les 30 jours suivant une fusion ou une prorogation en vertu de la LCSA, chaque année, dans le cadre de la production d’une déclaration annuelle, ainsi que dans les 15 jours suivant tout changement aux renseignements inscrits au registre des PCI de la société.
Conformément à l’Entente en vue de renforcer la transparence de la propriété effective, conclue en 2017 par les ministres fédéral et provinciaux des Finances, toutes les provinces canadiennes, à l’exception de l’Alberta, ont adopté des régimes similaires pour la communication de la propriété effective ultime. Pour en savoir davantage, veuillez consulter notre bulletin « Mesure pour mesure : le gouvernement du Canada entend créer un registre public accroissant la transparence des sociétés fermées de régime fédéral ».
L’Alberta a récemment entrepris un processus de consultation publique (en anglais seulement) sur son projet de registre de propriété effective.
Pouvoirs d’exécution de Corporations Canada
Corporations Canada est l’organisme réglementaire responsable de l’administration de la LCSA à l’endroit des sociétés de régime fédéral. Il a reçu des pouvoirs d’exécution concernant les registres des PCI, notamment celui de mener des enquêtes sur la conformité à la LCSA. La LCSA exige également qu’une personne réponde à une enquête ordonnée par le directeur.
Corporations Canada a récemment commencé à envoyer des avis d’enquête officielle par courriel aux sociétés régies par la LCSA qui ont produit leur déclaration annuelle. Ces enquêtes semblent viser à confirmer si la société a pris les mesures appropriées pour identifier ses PCI et si le dépôt indiquant l’absence de PCI est dûment justifié.
Enquêtes officielles de Corporations Canada
La société peut être tenue de répondre à l’enquête de l’une des deux manières suivantes :
- Si la société a des PCI, elle doit mettre à jour les renseignements sur ceux-ci et les déposer via la page de renseignements sur les sociétés de régime fédéral de Corporations Canada.
- Si la société n’a pas de PCI, elle doit fournir des documents justificatifs à Corporations Canada, notamment :
- Une copie de son registre des PCI, qui démontre l’absence de PCI;
- Un résumé des mesures qu’elle a prises pour tenter d’identifier ses PCI;
- Sa liste d’actionnaires.
Ainsi, une société devrait être prête à démontrer non seulement la conclusion tirée dans son registre des PCI, mais aussi la démarche suivie pour y parvenir. Plus particulièrement, lorsqu’elle a déclaré n’avoir aucun PCI, la société doit s’assurer que ses dossiers documentent clairement les mesures raisonnables prises pour déterminer si un particulier atteint les seuils applicables de propriété ou de contrôle.
En vertu de la LCSA et des documents d’orientation publiés par Corporations Canada, le fait de prendre des mesures raisonnables pour tenir à jour un registre des PCI implique, à tout le moins, l’envoi d’une demande de renseignements au moins une fois par an aux personnes suivantes :
- tous les PCI figurant dans le registre, afin de confirmer ou de mettre à jour leurs renseignements;
- tous les actionnaires de la société, pour leur demander s’ils sont devenus des PCI et, le cas échéant, leur demander les renseignements qui doivent être ajoutés au registre;
- toute autre personne dont la société a des motifs raisonnables de croire qu’elle peut avoir des renseignements utiles concernant un PCI de la société, ou toute personne qui peut avoir des renseignements utiles sur une telle personne.
Conséquences en cas de manquements
Si la société ne répond pas à l’enquête dans les 30 jours suivant la date de l’avis, elle peut être considérée en défaut. Corporations Canada peut également prendre d’autres mesures de conformité, notamment le refus de délivrer un Certificat de conformité, une demande d’ordonnance de conformité auprès d’un tribunal ou des démarches en vue d’une dissolution administrative.
De plus, le non-respect des exigences relatives au registre des PCI peut avoir des conséquences importantes. Une société qui ne respecte pas ces exigences peut s’exposer à des amendes et à d’autres mesures, comme sa dissolution dans certaines circonstances. Par ailleurs, les administrateurs, les dirigeants et les actionnaires qui contreviennent sciemment aux exigences relatives au registre des PCI, qui autorisent, permettent ou tolèrent une infraction, ou qui fournissent des renseignements faux ou trompeurs peuvent être passibles d’une amende maximale de 1 000 000 $ et/ou d’un emprisonnement d’au plus 5 ans.
Principaux points à retenir
Les récentes enquêtes de Corporations Canada indiquent une approche de surveillance et d’exécution plus active en matière de conformité des registres des PCI à la LCSA. Les sociétés devraient donc s’assurer que leur registre est exact et à jour et qu’elles disposent de documents organisationnels appuyant les mesures raisonnables prises pour valider ou mettre à jour les renseignements contenus dans leur registre. Les sociétés régies par la LCSA devraient retenir les principaux points suivants :
- La conformité à l’égard des PCI est une obligation permanente. Les sociétés fermées régies par la LCSA doivent tenir à jour un registre des PCI et déposer les renseignements requis sur ces particuliers auprès de Corporations Canada aux moments prescrits, notamment chaque année et à la suite de certains changements.
- L’absence de PCI doit être appuyée par des preuves ou par la description des mesures raisonnables prises pour déterminer qu’il n’y a pas de PCI. Lorsqu’une société déclare ne pas avoir de PCI, elle doit être prête à démontrer les mesures prises pour arriver à cette conclusion, notamment sa liste d’actionnaires et d’autres documents justificatifs.
- Le défaut de répondre à une enquête peut entraîner de graves conséquences juridiques. Une société qui ne répond pas à une enquête dans le délai prescrit peut être considérée en défaut et s’exposer à d’autres mesures de conformité, notamment le refus potentiel d’un Certificat de conformité, une ordonnance de conformité par le tribunal, une dissolution administrative ou des poursuites pour infraction réglementaire.
Perspectives
Les récentes mesures prises par Corporations Canada laissent présager que l’organisme continuera de porter une attention accrue et de faire appliquer la réglementation afin d’assurer la conformité à l’égard des PCI. Les sociétés fermées régies par la LCSA devraient donc envisager d’examiner leur registre des PCI et les renseignements fournis sur la propriété, dans le cadre de leur processus régulier de maintien en activité chaque année.
Si vous avez des questions sur les registres des PCI ou si vous avez besoin d’aide pour répondre à une enquête de Corporations Canada, veuillez communiquer avec :
- Dierk Ullrich (Colombie-Britannique);
- Brendan Sawatsky (Alberta);
- Claire Gowdy (Ontario);
- Emilie Clairoux (Québec).
Mise en garde : Ce bulletin est d’application générale et dépend notamment des faits particuliers de chaque cas; certains critères peuvent avoir été simplifiés et la législation peut avoir fait l’objet de changements depuis la date de publication de texte.
