Administrateurs de syndicats de copropriété : jusqu'où va votre responsabilité?

Avec l'entrée en vigueur des nouvelles obligations découlant de la Loi 16^[1], les attentes envers les conseils d'administration se sont accrues.

Entre la gestion du carnet d’entretien, l’étude du fonds de prévoyance, les nouvelles obligations documentaires et les exigences en matière d'entretien des immeubles, parler de responsabilité des administrateurs n'a jamais été aussi pertinent.

Or, plusieurs administrateurs pourraient être tentés de croire qu'en raison de la nature souvent bénévole de leur fonction, ils sont à l'abri de toute responsabilité personnelle.

Si les administrateurs ne sont pas garants de la perfection, ils demeurent néanmoins soumis à des obligations juridiques réelles dont le non-respect peut, dans certaines circonstances, entraîner leur responsabilité personnelle.

Les obligations des administrateurs

Le syndicat de copropriété est une personne morale administrée par un conseil d'administration. À ce titre, les administrateurs agissent comme de mandataires du syndicat et doivent exercer leurs fonctions conformément aux devoirs qui leur sont imposés par le Code civil du Québec^[2], à savoir notamment :

• agir avec prudence;

• agir avec diligence;

• agir avec honnêteté;

• agir dans l'intérêt des copropriétaires.

Le simple fait d'être bénévole ne dispense pas un administrateur de respecter ces obligations.

Cela dit, les administrateurs sont tenus envers le syndicat et les copropriétaires à une obligation de moyen. Les tribunaux reconnaissent donc généralement qu'un administrateur n'a pas à prendre la meilleure décision possible^[3]. En revanche, il doit prendre une décision en employant tous les moyens raisonnables à sa disposition, sans toutefois devoir garantir l’atteinte du résultat^[4].

Autrement dit, un administrateur sera rarement critiqué pour une erreur de jugement commise de bonne foi, mais pourrait l'être, à titre d’exemple, s’il a ignoré un problème connu ou a omis de s'informer adéquatement avant d'agir^[5].

L’avènement de la Loi 16

Les réformes en matière de copropriété^[6] ont considérablement augmenté les responsabilités pratiques incombant aux conseils d'administration. Là où certaines pratiques reposaient autrefois sur l’expérience, la bonne volonté ou des méthodes parfois informelles, le législateur a désormais instauré un cadre beaucoup plus strict.

Aujourd'hui, les syndicats doivent notamment :

• tenir un carnet d'entretien;

• obtenir une étude du fonds de prévoyance réalisée par un professionnel qualifié;

• assurer une gestion documentaire plus rigoureuse;

• fournir une attestation de l’état de la copropriété lors de la vente d'une fraction.

Ces exigences poursuivent un objectif clair : mettre fin à la gestion improvisée qui a longtemps caractérisé certaines copropriétés tout en favorisant une gestion préventive.

Dans ce contexte, les administrateurs ne peuvent plus simplement réagir aux problèmes lorsqu'ils surviennent. Ils doivent désormais adopter une approche proactive, s'assurer que les obligations légales du syndicat sont respectées et veiller à la mise en place des outils de gestion exigés par la loi.

Lorsque l'inaction devient fautive

En matière de copropriété, la responsabilité découle souvent moins d'une mauvaise décision que de l'absence de décision.

Prenons l'exemple d'un syndicat qui reçoit plusieurs rapports signalant une infiltration d'eau récurrente dans l'immeuble. Si le conseil d'administration décide de ne rien faire pendant plusieurs années afin d'éviter d'imposer une cotisation spéciale aux copropriétaires, les dommages risquent inévitablement de s'aggraver.

Le problème n'est alors plus l'existence de l'infiltration elle-même, mais plutôt le fait que le conseil connaissait la problématique et a néanmoins choisi de ne pas intervenir en temps opportun.

Le même raisonnement pourrait s'appliquer à plusieurs situations : détérioration de la toiture, problèmes structuraux, balcons dangereux, etc.

Dans chacune de ces situations, les administrateurs doivent être en mesure de démontrer qu'ils ont pris les mesures raisonnables qui s'imposaient^[7].

Les risques liés au fonds de prévoyance

La gestion du fonds de prévoyance figurera vraisemblablement parmi les enjeux les plus sensibles auxquels les administrateurs seront confrontés au cours des prochaines années.

Pendant longtemps, plusieurs conseils d'administration ont privilégié le maintien de charges communes peu élevées afin d'éviter l'insatisfaction des copropriétaires. Le résultat est aujourd'hui bien connu : des immeubles vieillissants nécessitant des travaux majeurs alors que les sommes disponibles sont largement insuffisantes.

Dans plusieurs cas, l'étude du fonds de prévoyance révélera que les contributions perçues au fil des années étaient nettement déficientes afin de répondre aux besoins prévisibles de l’immeuble.

Les administrateurs pourraient alors être confrontés à des questions difficiles :

• Ont-ils ignoré des recommandations professionnelles?

• Ont-ils refusé d'ajuster les contributions malgré des avertissements répétés?

• Ont-ils privilégié des considérations politiques au détriment des intérêts des copropriétaires?

Bien entendu, chaque situation devra être analysée selon ses circonstances particulières. Toutefois, plus les obligations deviennent connues et documentées, plus il devient difficile de justifier l'inaction.

L'assurance responsabilité n'est pas une solution miracle

Depuis le 15 avril 2021, les syndicats doivent souscrire une assurance responsabilité pour leurs administrateurs^[8].

Cette protection constitue évidemment un outil important de gestion du risque. Toutefois, elle ne doit pas être perçue comme une immunité absolue.

Comme toute police d'assurance, elle comporte des limites, des conditions et certaines exclusions, notamment celles impliquant la fraude ou la mauvaise foi.

Un administrateur ne peut donc présumer que toutes les réclamations susceptibles d'être formulées contre lui seront automatiquement prises en charge par l'assureur du syndicat.

Pour cette raison, les membres des conseils d'administration ont intérêt à se familiariser avec le contenu de la police d'assurance du syndicat et à en vérifier périodiquement la portée. Une bonne compréhension des protections offertes, tout comme de leurs limites, constituent un complément essentiel à une gouvernance prudente et diligente.

Comment réduire les risques?

En matière de responsabilité, la meilleure protection dont disposent les administrateurs n'est ni l'assurance ni l'absence d'erreur, mais plutôt une gouvernance rigoureuse, proactive et bien documentée.

Concrètement, les conseils d'administration devraient notamment :

• documenter leurs décisions dans les procès-verbaux;

• conserver les rapports d'experts;

• obtenir des avis professionnels lorsque nécessaire;

• agir rapidement lorsqu'un problème est identifié;

• mettre en œuvre les exigences de la Loi 16 sans attendre à la dernière minute;

• adopter une vision à long terme de l'entretien de l'immeuble.

Conclusion

Bien qu’un administrateur d’un syndicat de copropriété ne soit pas tenu à la perfection dans la gestion de l'immeuble, il ne bénéficie pas non plus d'une immunité automatique en raison du fait qu'il agit bénévolement.

À mesure que les exigences imposées aux syndicats augmentent, les attentes envers leurs administrateurs augmentent elles aussi. Cela ne signifie pas pour autant que chaque erreur de gestion ouvre automatiquement la porte à une poursuite.

Les administrateurs les mieux protégés ne sont pas nécessairement ceux qui évitent toute erreur, mais plutôt ceux qui s'informent adéquatement, documentent leurs décisions et agissent de façon proactive dans l'intérêt du syndicat.

Notre équipe demeure disponible pour discuter plus amplement des obligations qui découlent de votre rôle d’’administrateur et pour vous accompagner dans la mise en œuvre des nouvelles exigences légales qui incombent maintenant aux syndicats de copropriété.