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Bulletin

Les temps changent - Ce que nous savons (et ne savons toujours pas) sur les nouveaux processus d’approvisionnement du gouvernement fédéral

Fasken
Temps de lecture 17 minutes
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Bulletin Approvisionnement

Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) et Services partagés Canada (SPC), les deux services fédéraux chargés de la grande majorité des achats gouvernementaux, travaillent depuis plusieurs années à moderniser le processus d’approvisionnement.

Ce bulletin fait le point sur l’état des initiatives suivantes :

  • Portail d’approvisionnement au paiement en ligne (APL) de SPC
  •  Solution d’achats électroniques (SAE) et site Web AchatsCanada de SPAC
  • Modifications relatives aux clauses et conditions uniformisées d’achat (CCUA) par SPAC

Services partagés Canada (SPC)

Portail APL

Lancé en 2016, le portail APL de SPC est un système qui gère de manière électronique le processus « d’approvisionnement au paiement » de certains approvisionnements de SPC.

Fonctionnement actuel

  • SPC continue d’afficher ses appels d’offres sur Achatsetventes.gc.ca (Achatsetventes)
  • Les fournisseurs sont dirigés du site Achatsetventes vers le portail APL de SPC pour les occasions d’achat sélectionnées qui sont gérées par le portail APL
  • Les fournisseurs doivent s’inscrire pour avoir accès au portail APL afin de présenter des soumissions pour de nouveaux appels d’offres et afin de présenter toute facture pour des contrats existants
  • SPC ne fonctionne pas exclusivement par le biais du portail APL. Les soumissionnaires sont toujours tenus, par exemple, de faire parvenir leurs questions par courriel et de présenter leurs soumissions à l’autorité contractante indiquée par courriel pour certains approvisionnements.

Ce qui se passera à l’avenir

SPC utilise actuellement deux systèmes pour les appels d’offres (portail APL et Achatsetventes) et peut continuer à utiliser son portail APL pour gérer le processus d’appel d’offres, mais SPC devra utiliser le nouveau site AchatsCanada comme premier point de contact pour les appels d’offres afin d’assurer la conformité avec les obligations du Canada dans le cadre de l’Accord économique et commercial global (AECG) entre le Canada et l’Union européenne.

SPC n’a pas indiqué quand ni comment la transition vers le site AchatsCanada sera effectuée.

Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC)

SPAC a lancé deux initiatives : la mise en œuvre de la SAE (qui comprend la transition du site Achatsetventes vers le nouveau site web AchatsCanada) et les modifications à apporter au contenu du Guide des CCUA et à la ligne de conduite relative à celui-ci.

Solution d’achats électroniques (SAE) et site Web AchatsCanada de SPAC

En 2018, SPAC a entamé la mise au point de la SAE dans le but de fournir une plateforme infonuagique conviviale, qui vise à automatiser et à simplifier le processus d’approvisionnement afin d’offrir les avantages suivants :

  • Favoriser la création de contrats plus intuitifs et plus solides
  • Renforcer les capacités de gestion grâce à l’analyse des données et à l’établissement de rapports
  • Intégrer des catalogues en ligne qui fourniront aux acheteurs et aux fournisseurs un accès plus convivial et rapide afin de conclure des marchés
  • Fournir un système de soutien et diverses ressources en matière d’approvisionnement

Depuis 2018, les demandes d’offres à commandes et d’arrangements en matière d’approvisionnement comprennent des exigences qui permettent à SPAC de faire migrer les fournisseurs ayant des offres à commandes et des arrangements en matière d’approvisionnement portant sur plusieurs années vers la nouvelle SAE.

Fonctionnement prévu (pour le moment)

La transition vers AchatsCanada se fera par étapes, par groupe de marchandises, et devrait être terminée d’ici l’été 2021.

La SAE servira de plateforme pour le nouveau site web AchatsCanada (le système électronique d’appels d’offres du gouvernement passera également de Achatsetventes à AchatsCanada).

Les appels d’offres seront toujours disponibles sur Achatsetventes, mais les soumissionnaires seront redirigés vers le site AchatsCanada pour certains appels d’offres. Les soumissionnaires doivent être inscrits dans SAP Ariba pour consulter les appels d’offres et soumissionner en ligne sur le site AchatsCanada (l’inscription est gratuite et est maintenant ouverte).

Les biens et services ne seront plus classés selon les codes du numéro d’identification des biens ou services (NIBS), mais plutôt selon le United Nations Standard Products and Services Code (UNSPSC), le système de classification international.

Une fois que SPAC aura complètement migré ses approvisionnements vers AchatsCanada, d’autres ministères et organismes fédéraux migreront vers  cette nouvelle plateforme qui deviendra le point d’accès unique pour les approvisionnements du gouvernement fédéral.

En outre, AchatsCanada est destiné à devenir l’unique point d’accès au Canada pour les marchés publics fédéraux et sous-fédéraux afin de remplir l’engagement du Canada en faveur d’un point d’accès national unique dans le cadre de l’AECG (achèvement prévu en 2022). Les avis d’appel d’offres seront affichés sur AchatsCanada et les soumissionnaires seront ensuite redirigés au système électronique de gestion des achats de l’entité contractante.

Mesures à prendre par les fournisseurs

Gardez à l’esprit qu’il vous incombe de vous assurer de bien comprendre le fonctionnement du système avant de présenter une soumission.

  • Examinez vos offres à commandes et vos arrangements en matière d’approvisionnement existants afin de vous assurer que vous comprenez vos obligations de migration vers la SAE.
  • SPAC a récemment organisé un webinaire utile expliquant l’initiative AchatsCanada. À la date de publication de ce bulletin, aucun autre webinaire n’était prévu. Continuez à consulter le calendrier des événements de SPAC pour obtenir des renseignements sur les prochains webinaires.
  • Inscrivez-vous pour obtenir un compte SAP Ariba sans frais (si plusieurs de vos filiales sont susceptibles de soumissionner, elles doivent toutes s’inscrire).
  • Si vous envisagez soumissionner en tant que coentreprise, communiquez avec SPAC dès maintenant pour savoir comment gérer la coentreprise et l’enregistrer correctement avant de soumissionner.
  • Profitez de l’occasion pour mettre à l’essai une « soumission pratique » dans le cadre du nouveau système afin de vous familiariser avec le nouveau processus avant de présenter une véritable soumission. Veillez à ce que toute l’équipe chargée de répondre aux appels d’offres participe à ce processus afin qu’elle en comprenne bien le fonctionnement (et pour vérifier si votre organisation est confrontée à des difficultés en utilisant le nouveau système).
  • Continuez de surveiller les communiqués d’information de SPC et de SPAC sur les activités liées à la transition[1].

SPAC modifie sa façon de recourir aux clauses et conditions uniformisées d’achat

Le 24 juillet 2020, SPAC a publié un document de synthèse intitulé Repenser les marchés de l’État : un modèle conceptuel. Ce document très complet explique la manière dont les mesures visant à moderniser et à simplifier les pratiques de passation de marchés peuvent modifier la structure des marchés publics gérés par SPAC. L’une des modifications possibles est l’intégration des CCUA directement dans le corps du document d’appel d’offres.

Fonctionnement actuel

Dans un processus d’achat ouvert et concurrentiel, SPAC invoque les clauses et conditions uniformisées d’achat (CCUA) par référence et ne les énonce pas intégralement dans le document d’appel d’offres. Le nombre de dispositions des CCUA qui s’appliquent à un contrat peut aller de clauses d’un ou deux paragraphes à des pages et des pages de modalités et conditions. Chaque ensemble de modalités et chaque section à l’intérieur de ces modalités sont identifiés par un code de référence. Les codes de référence identifient la date de la dernière modification d’une section par le gouvernement.

Toutes les dispositions des CCUA sont actuellement accessibles au public dans la version en ligne du Guide des CCUA. Lorsque les dispositions des CCUA sont modifiées, la modification est identifiée par le code de référence de chaque disposition (que ce soit pour une modification d’une modalité ou d’un ensemble complet de modalités). Si les dispositions des CCUA sont modifiées pour un marché particulier, la pratique actuelle de SPAC consiste à identifier spécifiquement les clauses qui sont modifiées et à énoncer la clause modifiée dans les documents de consultation. Des renseignements sur l’historique de toutes les modifications apportées au Guide des CCUA au cours des deux dernières décennies sont disponibles en ligne.

Cette ligne de conduite permet aux soumissionnaires de déterminer rapidement si les dispositions des CCUA identifiées dans un appel d’offres par référence ou telles qu’elles sont énoncées dans leur intégralité ont été modifiées et, dans l’affirmative, quand et, plus important encore, comment elles ont été modifiées.

Cette conduite n’est ni unique au Canada ni révolutionnaire. De nombreux gouvernements, dont les États-Unis (Federal Acquisition Regulations (FAR) et Defence Federal Acquisition Regulations Supplement (DFARS)) et le Royaume-Uni (Public Contracts Regulations 2015, Utilities Contracts Regulations, Concession Contracts Regulations et Defence and Security Public Contracts Regulations) gèrent les marchés publics de cette manière.

La pratique des gouvernements qui consiste à rendre leurs modalités contractuelles accessibles au public permet d’atteindre trois objectifs importants : l’efficacité, l’ouverture et la transparence.

Les marchés publics, en particulier dans le cadre d’appels d’offres concurrentiels, sont unilatéraux et favorisent fortement le gouvernement. La négociation des modalités dans le cadre d’un processus de passation de marché concurrentiel est rare. Le fait de rendre les modalités accessibles au public garantit que les fournisseurs connaissent les modalités qui seront effectivement ou probablement imposées au cours du processus d’appel d’offres ou dans le cadre du contrat éventuel. Bien qu’un marché particulier peut modifier les modalités uniformisées pour s’adapter à une situation précise, la plupart du temps, les modalités restent généralement les mêmes que celles mises à la disposition du public. Comme il s’agit de « modalités uniformisées », les soumissionnaires qui ont procédé à un examen des dispositions des CCUA pour des appels d’offres antérieurs afin de comprendre leur impact n’ont pas besoin de revoir des pages et des pages de modalités juridiques pour chaque appel d’offres ultérieur - ils doivent seulement vérifier le code de référence pour déterminer si des modifications ont été apportées depuis leur dernier examen et, si la clause a été mise à jour, ils peuvent rapidement vérifier les modalités archivées pour savoir ce qui a changé.

Ce que cela signifie (selon nous) et les préoccupations que nous avons

Actuellement, le Guide des CCUA accessible au public et l’utilisation de codes de référence offrent aux fournisseurs l’assurance que toute modification permanente apportée au Guide des CCUA est divulguée publiquement et que toute modification apportée aux dispositions du Guide des CCUA pour une demande de soumission particulière ou un contrat subséquent est expressément indiquée dans la demande de soumission elle-même. Il n’est pas certain que cette ligne de conduite survivra à la « refonte » du modèle de passation des marchés.

Jusqu’à présent, SPAC a seulement indiqué que dans le nouveau modèle, les dispositions des CCUA seront intégrées directement dans le document de consultation et que les codes de référence ne seront plus utilisés. Il n’est pas clair si les modalités resteront accessibles au public dans le Guide des CCUA ou si les renseignements fournis avec les codes de référence seront toujours disponibles sous une autre forme.

Ce qui est préoccupant, c’est si SPAC suit la ligne de conduite utilisée par SPC. SPC a mis en œuvre ce type de modèle intégré au cours des dernières années mais, à ce jour, n’a pas fourni de modalités et conditions « uniformisées » accessibles au public. Les soumissionnaires aux marchés publics de SPC n’ont aucun moyen de savoir à quelles modalités ils seront soumis jusqu’au moment de soumissionner. Ainsi, en plus de déployer la rigueur nécessaire à la préparation d’une soumission conforme, les soumissionnaires doivent maintenant examiner toutes les modalités et conditions de chaque soumission. Aucune certitude n’existe, et l’industrie a remarqué que SPC modifie en effet les modalités selon chaque appel d’offres.

La suppression du libre accès aux modalités des marchés publics signifie que les fournisseurs doivent traiter chaque appel d’offres comme un marché unique ; ils doivent examiner chaque appel d’offres dans son intégralité afin de repérer si des modifications ont été apportées à des clauses qui, en général, sont déjà fortement pondérées en faveur des intérêts du gouvernement.

Si les avocats et les avocates trouvent plus facile de consulter les modalités dans un seul document plutôt que de devoir aller les chercher sur un site web accessible au public, pour le fournisseur moyen qui essaie de contrôler le temps et les coûts de préparation des soumissions, cela ne simplifie pas le processus et ne permet pas de le rendre plus efficace.

Dans le cadre des marchés publics concurrentiels, les modalités sont fixées avant que l’appel d’offres ne soit lancé. Le fournisseur n’a qu’une seule « option » : accepter les modalités telles quelles, ou ne pas soumissionner. Il est important que les fournisseurs (et sans doute le grand public) soient informés à l’avance des modalités dans le cadre de ce processus de passation de marchés déjà inégal.

Nous continuerons de suivre l’évolution de ce modèle conceptuel.

Liens utiles

Vous trouverez ci-dessous des liens vers les renseignements mentionnés dans ce bulletin. Nous constatons que l’utilisation de liens vers les sites Web du gouvernement du Canada au moyen d’Internet Explorer peut être problématique et nous vous suggérons d’accéder à ces liens au moyen d’un autre navigateur.

 

Marcia Mills est co-chef du groupe Sécurité nationale de Fasken et conseillère juridique en approvisionnement, contrats publics, commerce et technologie de l’information au bureau de Fasken à Ottawa. Forte de plus de 20 ans d’expérience dans les secteurs privé et public, elle fournit aux clients des conseils juridiques et stratégiques sur tous les aspects des marchés publics et des questions de sécurité, y compris le Programme de sécurité des contrats et le Programme des marchandises contrôlées.

Shannon Kristjanson est avocate au bureau d’Ottawa de Fasken. Elle pratique le droit des affaires dans différents domaines, plus précisément ceux de l’approvisionnement, du droit des sociétés et du droit commercial, ainsi que du droit de la sécurité nationale.


 

[1] SPAP dispose d’un site consacré à la transition (un lien figure à la fin de ce bulletin). SPC n’a pas encore conçu de site spécifiquement pour la transition. Les fournisseurs devraient continuer à consulter les annonces de SPC. 

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