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Le nouveau Manuel de la sécurité des contrats pour les fournisseurs fédéraux est-il … incomplet ?

Fasken
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Bulletin Approvisionnement

Le Programme de sécurité des contrats du gouvernement fédéral[1] a récemment été mis à jour et renommé le Manuel de la sécurité industrielle (« l’ancien Manuel »). On l’appelle désormais le « Manuel de la sécurité des contrats » (« le nouveau Manuel »). SPAC explique que les révisions ont été apportées afin de mieux expliquer les exigences de sécurité que les fournisseurs du gouvernement doivent respecter pour pouvoir accéder aux renseignements, aux données et aux biens du gouvernement.

Bien que le nouveau Manuel de la sécurité des contrats représente un point de départ précieux pour comprendre les exigences du Programme de sécurité des contrats le fait de se fier uniquement au nouveau Manuel risque de ne pas fournir une image complète, car les révisions vont au-delà de simples clarifications.

Certains des changements importants à concevoir sont décrits ci-dessous.

Certains formulaires ont été supprimés

L’ancien Manuel contenait un grand nombre de formulaires que le fournisseur devait remplir au cours du processus d’inscription. Certains de ces formulaires ne sont plus accessibles au public (par exemple : les formulaires de nomination d’un agent de sécurité d’entreprise et l’entente de sécurité de SPAC), et ne seront fournis qu’après la soumission de la demande d’inscription par le fournisseur.

Certains renseignements qui se trouvaient auparavant dans l’ancien Manuel ne sont pas dans le nouveau Manuel (mais s’appliquent toujours au Programme)

Bien qu’elles soient toujours obligatoires, plusieurs exigences ne figurent plus dans le nouveau Manuel. Le fait de ne pas être au courant de ces exigences pourrait entraîner des retards dans le traitement des demandes ou le maintien des inscriptions pour les fournisseurs, les sous-traitants et leur personnel respectif. En voici quelques exemples :

  • L’obligation de nommer au moins un agent de sécurité d’entreprise remplaçant dans l’installation de l’organisation où se trouve l’agent de sécurité d’entreprise, et au moins deux agents de sécurité d’entreprise remplaçants dans chaque installation supplémentaire de l’organisation où des renseignements et des biens protégés ou classifiés sont sauvegardés (à l’exception d’une organisation composée d’une seule personne).
  • Dans tous les cas de sous-traitance à des organisations américaines où des renseignements sont en jeu, l’entrepreneur principal doit fournir au Programme de sécurité des contrats trois exemplaires du contrat de sous-traitance pertinent, ainsi que la Liste de vérification des exigences relatives à la sécurité et tout autre document connexe.
  • Le processus et les exigences pour le transfert et le dédoublement de la cote de fiabilité d’une personne entre organisations.

Le nouveau Manuel s’appliquera probablement aux contrats exécutés avant le 12 août 2020 :

L’avis relatif au nouveau Manuel indique que pour les contrats « datés » avant le 12 août 2020 (date de publication du nouveau), l’ancien Manuel peut s’appliquer.

Toutefois, les fournisseurs doivent noter que, dans la plupart des cas, les dispositions relatives aux exigences de sécurité de leurs contrats exigeront qu’ils se conforment à la version la plus récente du Manuel (p. ex., l’approche en matière de sécurité de l’entrepreneur doit évoluer en même temps que les exigences en matière de sécurité du gouvernement, à mesure que ce dernier réagit aux risques de sécurité ou aux menaces définies). Ainsi, les politiques et processus des fournisseurs qui ont pu être fondés sur les renseignements fournis dans l’ancien Manuel doivent faire l’objet d’un audit en vertu du nouveau Manuel et des autres renseignements rendus publics.

Malheureusement, à l’heure actuelle, il n’existe pas de liste centrale des exigences du programme ; les fournisseurs devront désormais rechercher les renseignements mis à la disposition du public, en plus d’examiner leurs contrats pour connaître les exigences propres à ces derniers. Les fournisseurs doivent envisager de clarifier avec un agent du Programme de sécurité des contrats comment s’assurer de respecter toutes les obligations de conformité au programme nécessaires (p. ex., en plus du manuel, des conditions contractuelles, des ordres de sécurité de l’entreprise, y a-t-il d’autres ressources que le fournisseur devrait consulter ?).

Ce n’est pas toutes les références qui ont été mises à jour dans la documentation gouvernementale

Ce n’est pas toutes les références au nouveau Manuel sur le site Web du gouvernement ou dans les documents et formulaires annexes qui ont été mises à jour. Il existe donc encore des endroits où on mentionne l’ancien Manuel, mais il faut comprendre qu’on fait référence au nouveau Manuel.

Une version archivée du Manuel de la sécurité industrielle peut être trouvée sur le site Web du gouvernement du Canada.

Fiche d’information sur le programme de sécurité des contrats

Le Programme de sécurité des contrats a la responsabilité d’accorder les cotes de sécurité nécessaires aux entrepreneurs et à leurs sous-traitants pour l’accès aux renseignements ou aux biens du gouvernement du Canada désignés PROTÉGÉS ou plus. Les principales exigences sont les suivantes :

  • les cotes de sécurité des personnes et des installations doivent être reçues avant que l’on accorde tout accès aux renseignements ou aux biens du gouvernement ;
  • la cote de sécurité des personnes et des installations doit correspondre au niveau de sécurité attribuée aux renseignements ou aux biens auxquels on accède ;
  • les cotes de sécurité ne peuvent être prolongées, transférées ou attribuées entre organisations ;
  • une cote de sécurité Autorisation de détenir des renseignements (ADR) propres à un site est requise pour les organisations qui détiennent des renseignements ou des biens gouvernementaux dans leurs installations ;
  • les systèmes informatiques qui recevront, stockeront et traiteront des renseignements gouvernementaux doivent être approuvés à l’avance ;
  • les employés basés à l’étranger qui ont accès à des renseignements ou à des biens gouvernementaux dans des installations canadiennes doivent obtenir à l’avance une autorisation de filtrage de sécurité ;
  • les employés basés à l’étranger qui accèdent à des renseignements ou à des biens gouvernementaux à partir de lieux situés à l’extérieur du Canada doivent obtenir une cote de sécurité, tout comme l’installation dans laquelle ils travaillent ;
  • les sous-traitants qui recevront, traiteront, stockeront ou accéderont aux renseignements ou aux biens gouvernementaux sont soumis aux mêmes évaluations et exigences que les entrepreneurs principaux (ceux qui détiennent le contrat avec le gouvernement canadien) et doivent posséder une cote de sécurité valide pour chaque contrat ;
  • l’entrepreneur principal reste seul responsable (et redevable) de la conformité des sous-traitants au Programme de sécurité des contrats ;
  • la conformité aux exigences du Programme de sécurité des contrats (y compris au manuel) constitue une exigence importante pour tout contrat gouvernemental comportant une exigence de sécurité ;
  • le non-respect de ces exigences peut entraîner la suspension ou la résiliation des cotes de sécurité. La résiliation des cotes de sécurité est considérée comme une rupture de contrat, ce qui autorise le gouvernement à résilier le contrat pour défaut.

La procédure d’obtention d’une cote de sécurité est longue et se déroule par étapes. Tout manquement à l’obligation de soumettre les renseignements requis, ou la soumission de renseignements incorrects ou inexacts peut entraîner des retards de traitement importants. Les cotes de sécurité du Programme de sécurité des contrats peuvent être requises avant l’attribution du contrat (et dans certains cas, pour soumettre une offre) ; il est donc essentiel de planifier cette démarche adéquatement.

L’inscription au Programme de sécurité des contrats n’est pas un « outil de marketing ». Le nouveau Manuel (comme c’était le cas pour l’ancien Manuel) interdit aux fournisseurs et à leurs employés d’utiliser l’inscription comme « outil de marketing », notamment en faisant des divulgations publiques sur des sites Web ou dans des documents de marketing, ou en divulguant les cotes de sécurité dans les CV ou dans des forums publics.

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[1] Le Programme de sécurité des contrats du gouvernement fédéral est exploité et géré par Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC). SPAC est le nom d’usage du ministère des Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (qui reste le nom légal de ce ministère). 

     

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